Las reuniones pueden ser la parte más productiva de su día o una completa pérdida de tiempo. Todo depende de la estructura de la reunión y de la habilidad del líder que dirige la reunión. Si su trabajo es organizar una reunión, uno de sus objetivos más importantes es crear la agenda. Etiquetar adecuadamente los elementos de la agenda para la reunión es esencial, ya que esos temas de la agenda establecen el tono de la reunión y ayudan a evitar que la discusión se desvíe.
Etiquete un elemento de la agenda como "informativo" si su propósito es proporcionar un fondo para los demás asistentes a la reunión. Por ejemplo, un miembro del equipo del proyecto podría necesitar explicar el alcance de los cambios de software propuestos en una reunión inicial inicial. Este tipo de tema de la reunión es informativo. Los asistentes no necesitan estar de acuerdo o en desacuerdo sobre este tema; simplemente necesitan absorber la información.
Cree agendas de reuniones de asesoramiento para los elementos que requieren discusión, pero que no se espera que se resuelvan en la reunión. Los temas de la agenda de asesoramiento les dan a los participantes la oportunidad de compartir sus inquietudes y sus opiniones sobre los temas que se están discutiendo. Por ejemplo, una reunión sobre una actualización de hardware de computadora propuesta puede incluir varios elementos de la agenda de asesoramiento, incluida una discusión de las soluciones de hardware en consideración. El líder del proyecto puede dar una breve descripción de cada solución propuesta, seguida de una discusión general entre los participantes restantes de la reunión.
Etiquete un tema de la agenda de la reunión como "resolución de problemas" si su propósito es llegar a una resolución durante la reunión. Esta etiqueta se basa en el objetivo de la reunión en particular que está planeando. Un ítem de la agenda podría ser etiquetado como asesor en una reunión y solución de problemas en la siguiente a medida que el proyecto se mueve desde el inicio hasta la resolución. Por ejemplo, el tema de la agenda de asesoramiento sobre las opciones de hardware podría recurrir a la resolución de problemas en la próxima reunión, cuando se les pide a los participantes que elijan una solución de hardware.
Cree un elemento de la agenda de la reunión etiquetado como "solicitud de ayuda" si su propósito es solicitar ayuda a los demás participantes de la reunión. Estos elementos pueden servir como seguimiento para la próxima reunión, ya que cada miembro del equipo del proyecto proporciona una actualización y brinda al resto del equipo información sobre el estado del proyecto.
