En Cómo establecer una agenda para una reunión, aprenderá 5 cosas que deben establecerse para lograr el éxito. Una agenda bien escrita servirá para mantenerlo en su tarea y en el camino mientras permite que los participantes de su reunión vengan preparados y se sientan cómodos. Los asistentes a vuestras reuniones os lo agradecerán.
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Establezca temas: determine la razón de su reunión y haga una lista de los temas que se deben discutir. Anime a los programados para que se presenten en su reunión a comunicar temas o elementos que les gustaría ver incluidos en la agenda. Dales una fecha límite en la cual debes recibir esas sugerencias para que se incluyan en esa reunión en particular.
Establezca prioridades: ahora que tiene su lista preliminar de elementos, simplemente dedique un tiempo a priorizarlos por orden de importancia o por fechas límite. Recuerde, es posible que no tenga tiempo para tocar todos los elementos de su lista, por lo que establecer prioridades le ayudará a decidir qué elementos definitivamente se incluirán en la agenda.
Establezca presentadores: puede que no esté presentando en cada elemento o liderando cada discusión. De hecho, un líder sabio permitirá que otros tomen parte del rol de liderazgo. Premie a los participantes por su desempeño y muéstreles la confianza que tiene en ellos para liderar. Tal vez alguien se acercó a usted para incluir un determinado punto de la agenda para la reunión. Aproveche la ocasión para darles la oportunidad de presentar en la reunión. En pocas palabras, incluya en su agenda quién está liderando qué discusión. Asignar presentadores.
Establezca un calendario: determine la duración adecuada de su reunión y luego calcule el tiempo necesario para cada elemento individual de la agenda. No finjas demasiado en una sola sesión. Sea sabio y permita tiempo extra para cada tema. Poner en algún lugar de maniobra. Su horario servirá como disciplina para ayudarlo a mantenerse enfocado y mantenerse en el buen camino.
Establecer consistencia: En otras palabras, atenerse a la agenda. No agregue ni salte artículos. No pase el tiempo asignado a temas específicos. No se tope y presente cuando alguien más estaba programado para dirigir esa discusión en particular. Una agenda es tan efectiva como la medida en que se sigue. Con el tiempo, sus participantes llegarán a respetar y esperar una agenda bien escrita.
Consejos
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Entregue su agenda terminada a sus participantes con tiempo suficiente para que vengan preparados y cómodos para la reunión. Use agendas anteriores para ayudarlo a trabajar en agendas actuales y futuras.
Advertencia
Asegúrese de planear espacio de maniobra en su agenda. No asfixie su reunión con una agenda repleta de cosas que está apretada.
