Cualquier reunión o proyecto es más exitoso si las tareas se asignan durante la reunión y se completan fuera de la reunión. Al seguir una fórmula simple de 3W (Qué, Quién y Cuándo) para las acciones de reunión, aumentan las posibilidades de que el trabajo productivo se realice fuera del horario de la reunión y el tiempo de entrega. La asignación adecuada de acciones puede reducir los problemas relacionados con el seguimiento. Una buena asignación de acciones ayudará a probar las buenas ideas y soluciones a los problemas, así como a implementar las decisiones que se tomaron durante la reunión.
Artículos que necesitarás
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Tablero de papel o marcador
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Rotuladores o marcadores de borrado en seco
Antes del cierre de la reunión, verifique las acciones que se identificaron durante la reunión y determine si también son necesarias tareas adicionales. Comience con lo que son las acciones. Pregunte al grupo "¿Cuáles son las acciones que debemos hacer para lograr excelentes resultados de proyectos?" Esto ayuda al grupo a comprender qué se necesita hacer y por qué es importante para el proyecto o equipo. Al redactar el elemento de acción, asegúrese de usar verbos de acción y esté preparado para proporcionar algunos detalles sobre lo que realmente es necesario para considerar la acción correctamente completada.
Luego, pase a la OMS para realizar cada acción preguntando al grupo "¿Quiénes son las mejores personas para realizar estas acciones?" Cada acción debe darse a alguien o no se hará. Este Quién es un miembro del equipo o proyecto que acepta ser responsable y responsable de todas las actividades necesarias para llevar a cabo la acción asignada. La acción puede asignarse a la persona mejor calificada o un sub-equipo, o alguien en la reunión puede ofrecerse como voluntario para realizar la acción. Si la acción se asigna a alguien fuera de la reunión, alguien en la reunión debe ser responsable de explicar la acción asignada a la persona que no está en la reunión.
Haga la parte CUANDO antes de retirarse de las acciones y continuar con el aplazamiento de la reunión. Pregunte al grupo "¿Cuándo se deben realizar estas acciones para que podamos finalizar nuestros proyectos a tiempo?" La fecha de vencimiento para cada acción debe ser una fecha del calendario real cuando la acción debe completarse para que el equipo o proyecto pueda realizar su trabajo. Esto nunca debe dejarse en blanco o escribir tan pronto como sea posible, ya que la fecha asegura que alguien sea responsable de realizar la acción a tiempo. Al asignar una fecha, la persona que toma la acción podrá programar la nueva tarea con su otro trabajo y podrá determinar si puede haber una razón válida por la cual la acción no se complete antes de la fecha deseada por el grupo. tarde.
Después de la reunión, coloque las acciones de 3W en los registros de la reunión y distribúyalas a todos los que asistieron a la reunión o que recibieron una acción. Esto documenta todas las acciones y quién es responsable, así como cuándo se deben realizar las acciones.
Consejos
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Si va a haber una reunión de seguimiento, cuando se envíe el recordatorio para esa reunión, incluya todas las acciones que deben realizarse antes de esa fecha, así como los detalles habituales de la reunión.
