Los sistemas de información de gestión (MIS) proporcionan los datos de la empresa que necesitan los consejos de administración, los administradores superiores y los gerentes de nivel inferior. MIS identifica el personal estratégico y los logros y deficiencias operacionales y financieros, supervisa el progreso hacia las metas y evalúa los cambios que podrían ser necesarios. Un sistema de información de gestión eficaz recopila, organiza, analiza, evalúa y comunica datos útiles de manera oportuna a las personas que los necesitan. La información es la piedra angular de la administración efectiva, pero los datos para uso de la administración deben seleccionarse cuidadosamente y presentarse de manera adecuada para que sean efectivos.
Describa las áreas de información y los elementos en los que recopilará los datos. Haga una lista de los departamentos de su empresa, como recursos humanos, marketing, finanzas, incluidas las cuentas por pagar y por cobrar, compras, ventas, inventario, gestión de riesgos, tecnología de la información, servicio al cliente y fabricación. Seleccione los datos de cada uno de los gerentes que necesitan saber para tomar decisiones razonadas. Presente esos datos de manera que sean fáciles de entender y usar. Use una variedad de gráficos, listas, hojas de cálculo, comparaciones estadísticas y otros formatos para comunicar la información.
Forme un grupo de partes interesadas, incluidos responsables políticos, administradores, gerentes y técnicos de información, para revisar y modificar la forma y el contenido de los elementos que se recopilarán. Los comentarios de este grupo son críticos porque le ayudan a determinar qué datos se recopilarán, cómo se recopilarán y quién los recibirá, cómo se presentarán y quién recibirá la información. También pueden ayudarlo a eliminar datos que no son necesarios.
Finalice un plan operativo detallado que describa lo que pretende recopilar, cómo, con qué frecuencia y por qué medios se procesarán los datos, se protegerán de las intrusiones no autorizadas y se almacenarán. Indique qué equipo y suministros requiere el sistema y qué personal es necesario, incluidos sus requisitos de capacitación, mantenimiento y supervisión. Prepare un presupuesto detallado y un cronograma para poner en funcionamiento el sistema. Obtenga las aprobaciones necesarias para su plan y presupuesto.
Describe un plan para superar los obstáculos que probablemente enfrentarás. Determine el nivel de cooperación que puede esperar de los desarrolladores y usuarios del sistema. Desarrollar un plan para capacitar a los usuarios finales.
Medir la eficiencia de la salida de información. Determine en qué medida los usuarios encuentran la información útil para la toma de decisiones y fácil de usar. Poner en marcha un procedimiento de monitoreo para garantizar la eficacia continua del sistema.
