Sin un sistema de gestión de bases de datos que organice, controle y catalogue los datos, un sistema de información sería un conglomerado organizado de datos. La función primordial de un sistema de administración de bases de datos es implementar controles y brindar mantenimiento a los archivos de datos utilizando la seguridad de los datos para garantizar la integridad de los datos.
Catalogación de estructuras de archivos
El proceso de catalogación de archivos en un sistema de administración de bases de datos (DBMS) es extremadamente importante. Hay varios tipos de archivos, que van desde el código real de la computadora y los programas de consulta (que extraen información) hasta la utilidad del sistema y los programas de mantenimiento de registros. Todos estos programas tienen una estructura de archivo única, que se identifica mediante un esquema del sistema o "esquema". Sin el proceso de una estructura de archivos, los archivos serían difíciles de acceder y operar. Una estructura de archivos dentro de un (DBMS) proporciona una estructura ordenada para el acceso y la administración de archivos.
Identificación de tipos de bases de datos
Un sistema DBMS puede constar de varios tipos de bases de datos. Una base de datos contiene la estructura de registro de la información. Las bases de datos dentro de un DBMS pueden ser una base de datos indexada, secuencial o relacional. Una base de datos de índice se basa en una clave principal y se puede indexar en cualquier campo único dentro de la estructura de la base de datos. Se accede a una base de datos secuencial comenzando desde el primer registro en la base de datos y una base de datos relacional consiste en registros, que se pueden unir a otros registros existentes en otra base de datos basados en identificadores únicos. El DBMS permite la partición, la catalogación y el acceso para estos tipos de bases de datos.
Seguridad de datos
La seguridad de los datos es una característica importante para cualquier sistema de información. Un DBMS proporciona tablas de seguridad, que son registros designados para información de usuario, identificación y contraseñas. El sistema de seguridad se construye a partir de tablas de bases de datos relacionales y cada condición (códigos de acceso de usuario) debe cumplirse en cada tabla para que un usuario acceda al sistema. Los sistemas DBMS pueden tener aplicaciones de seguridad integradas, que asignan derechos y privilegios de usuario mediante el uso de una tabla de autoridades en las aplicaciones de utilidad del sistema.
Tablas y Registros
Dentro de un DBMS, todas las bases de datos tienen registros asignados. Los registros se clasifican como elementos o registros detallados. Los registros de elementos son registros de información general y los registros detallados se centran en un identificador de campo dentro del registro de elementos y proporcionan información adicional "detallada" en el campo y generaron su registro a partir del registro de elementos. Las tablas son estructuras en las que existen registros de elementos y detalles. Un ejemplo de un artículo y registro de detalles es una descripción de los muebles en una base de datos que consta de campos de datos generales para envío, pago, etc., y un registro de detalles correspondiente, que desglosa aún más los muebles en varios colores.
Integridad de los conjuntos de datos
Si un sistema de información es un sistema de procesamiento basado en transacciones, los conjuntos de datos se crean para catalogar los cambios en los datos iniciados por los usuarios en el sistema con todos los cambios que se reportan en un informe de excepción de transacción. Los datos se recopilan, distribuyen y procesan utilizando métodos por lotes o en tiempo real. Si se trata de una rutina por lotes, la mayoría de las organizaciones actualizarán sus sistemas una vez al día, mientras que con un sistema en tiempo real, las actualizaciones se pueden agregar de inmediato.
