Saber cuándo escribir una carta comercial formal frente a un correo electrónico comercial puede ser fácil para las personas que se sienten cómodas transmitiendo mensajes en varios formatos; Sin embargo, hay varios factores a considerar al elegir el medio. Los factores tales como la conveniencia, la formalidad, la confidencialidad e incluso el rango o el estado del destinatario deben considerarse al tomar la decisión de escribir.
Diferencia primaria
Lo primero que distingue una carta comercial de un correo electrónico comercial es que generalmente se considera que una carta es una copia impresa, y el correo electrónico comercial es una copia electrónica, un mensaje electrónico. Después de redactar una carta comercial, la imprime, la sella en un sobre, coloca el franqueo y utiliza un servicio como el Servicio Postal de los EE. UU. O una empresa de entrega nocturna para enviar la carta al destinatario. Por otro lado, un correo electrónico de negocios también se compone de una computadora o medios electrónicos, pero se envía electrónicamente al destinatario en cuestión de unos pocos segundos.
Tiempo de entrega
Por lo general, lo más pronto que llegue una carta comercial es el día después de enviarla por correo postal o un servicio de entrega como FedEx. Si necesita que la carta llegue antes, puede contratar un servicio de mensajería para la entrega el mismo día. Usted incurrirá en un costo con cualquiera de las opciones, ya sea un sello postal o una tarifa de entrega. Si desea que un mensaje urgente llegue de inmediato, su mejor opción es enviar un correo electrónico comercial. Un cortafuegos es solo un pequeño obstáculo que puede retrasar la entrega, pero incluso así, el retraso es prácticamente intrascendente.
El contenido de la comunicación empresarial
Si está escribiendo una comunicación formal, es probable que desee transmitir su mensaje en una carta comercial. Por ejemplo, si está escribiendo sobre un tema contractual, es aconsejable tener una copia impresa de su correspondencia. La desventaja de esto es que los pedazos de papel pueden perderse, y un correo electrónico de negocios puede permanecer en una carpeta electrónica para siempre. Un correo electrónico empresarial puede transmitir el mismo mensaje, pero si se trata de un asunto serio, el correo electrónico empresarial a menudo se considera menos formal que una carta comercial. Si su comunicación requiere una firma de tinta, obviamente no puede firmar con tinta un correo electrónico comercial. Sin embargo, puede colocar una firma electrónica o digital en un mensaje de correo electrónico.
Formato de carta y correo electrónico
Según el Centro de Escritura de la Universidad del Norte de Michigan, el formato más utilizado para cartas comerciales es el estilo de bloque. Cada sección de la carta está alineada con el margen izquierdo en el estilo de bloque tradicional. Un bloque modificado coloca el saludo de cierre y la firma en la sección central inferior de la carta; formato de semi-bloque significa que los párrafos están sangrados. Si está escribiendo un correo electrónico comercial, es fácil replicar el formato de bloque tradicional escribiendo su saludo, cuerpo y saludo de cierre al ras del margen izquierdo, ya que si realiza una tabulación para las sangrías de los párrafos y saludos de cierre, el formato puede parecer extraño, dependiendo de en el tamaño del monitor o pantalla desde la cual el destinatario lee la comunicación.
Mantener la confidencialidad
Puede usar una marca de agua en una carta impresa para indicar "Confidencial" o puede marcar el correo electrónico comercial Confidencial Al hacer clic en una de las opciones que proporciona su programa de correo electrónico. Ni una carta comercial ni un correo electrónico comercial pueden garantizar una confidencialidad absoluta porque el destinatario puede fotocopiar la carta o simplemente reenviar el correo electrónico a alguien que no tuvo conocimiento de la comunicación inicial. En ambos casos, debe confiar en la integridad del destinatario para mantener la confidencialidad de su correspondencia.
El estado puede hacer una diferencia
Es probable que un supervisor que escriba a un informe directo use el correo electrónico para comunicar un mensaje informal, como una notificación de que ella estará fuera de la oficina. Ella no necesita proporcionar a su personal una carta formal para dicha correspondencia de rutina. Por otro lado, si está comunicando una directiva de política o emitiendo una recomendación o una acción disciplinaria, una copia impresa podría ser el formato preferido, y eso es si la compañía mantiene registros en papel. En el caso de las oficinas sin papel, un correo electrónico comercial es la forma de comunicación requerida, independientemente del tema. En otro caso, si un informe directo está escribiendo a su supervisor para presentar su renuncia, una carta comercial entregada abre la puerta para una breve conversación (si se desea) sobre los motivos por los que renuncia porque la carta no puede contener tales detalles.
