Una carta comercial personal se escribe de un individuo a una compañía u organización. Dicha carta se puede escribir por varios motivos: para resolver un problema como un error en una factura; para solicitar la devolución o cambio de un producto; para alabar el buen trabajo de un empleado; o para solicitar una donación de tiempo, dinero, productos o servicios para un beneficio. Cualquiera sea la razón, una carta comercial personal está escrita en un papel en blanco, no en papel con membrete. Considera lo siguiente la próxima vez que debas escribir uno.
Configurar página
Use márgenes de 1 pulgada en la parte superior, inferior y en los lados de su página. Si su carta comercial personal es corta, aumente el margen superior a 2 pulgadas y los lados a 1½ pulgadas. Use una fuente fácil de leer como Times New Roman, Arial o Cambria con un tamaño de fuente de 11 o 12 puntos. Solo espacio sus líneas.
Estilo de letra
Si usa el estilo de letra de bloque, todas las líneas comienzan en el margen izquierdo. Para el estilo de bloque modificado, comience la fecha y las líneas de cierre en el centro de la página en lugar del margen izquierdo.
Su dirección y la fecha
Su dirección (también llamada la dirección del remitente) comienza en la primera línea de la página, y todos los términos abreviados, como calle, apartamento o bulevar, se deben especificar (para la formalidad). No olvide la coma entre el nombre de su ciudad y la abreviatura de dos letras de su estado. No deje espacios en blanco entre la última línea de su dirección y la fecha, que es el día en que se completa o envía la carta. Escriba el mes, día y año en la primera línea, deletreando el mes. Por ejemplo, escriba "27 de septiembre de 2008" en lugar de "27 de septiembre de 2008" o "27 de septiembre de 2008". No olvides la coma entre la fecha y el año. Si está utilizando el estilo de bloque modificado, comience a escribir su dirección en el centro de la página en lugar del margen izquierdo.
Nombre del destinatario, nombre de la empresa y direcciones
Cuatro líneas (o 1 pulgada) debajo de la fecha, escriba el nombre del destinatario que comienza con "Sr." o "Ms." Use el nombre y el apellido, seguidos de una coma y el título del destinatario (por ejemplo, Gerente, Supervisor, Coordinador). En la siguiente línea, escriba el nombre de la compañía, seguido de la dirección de la compañía (también llamada dirección interna) sin abreviaturas, excepto la del estado.
Saludo
Una línea en blanco más tarde, escriba el saludo con el mismo nombre que se usa en la dirección interna, comenzando con "Estimado". El saludo en una carta comercial personal debe terminar con dos puntos. Por ejemplo, "Querida Sra. Lucinda Jones:"
Cuerpo
En una carta comercial personal, el cuerpo comienza en una línea en blanco después del saludo. Espacio simple y justificación a la izquierda de cada párrafo en el cuerpo, dejando una línea en blanco entre los párrafos. La concisión es clave: Comience con una apertura amistosa seguida por el propósito de la carta. El segundo párrafo debe justificar el propósito; proporcione detalles como números de cuenta, números de facturas, fechas de envíos o servicios, y nombres de productos o empleados para ayudar a su lector y su causa. Proporcione solo los antecedentes pertinentes y la información de respaldo, teniendo en cuenta que su lector está ocupado. El último párrafo debe reafirmar el propósito (del primer párrafo) y, si es necesario, solicitar algún tipo de acción.
Cierre y mantenimiento de registros
El cierre de su carta comercial personal debe dejarse justificado a menos que esté usando el estilo de bloque modificado, que requiere comenzar el cierre en el centro de la página. Si su cierre es de más de una palabra (por ejemplo, "Gracias" o "Atentamente", escriba en mayúscula solo la primera letra de la primera palabra y use una coma después de la última palabra, no dos puntos como se sugiere después del saludo. Tres líneas en blanco más tarde, escriba su nombre completo. Puede imprimir su carta y firmar físicamente su nombre entre el cierre y su nombre escrito si lo desea. Las cartas comerciales personales son comunicaciones grabadas entre usted y un negocio. Por lo tanto, es una buena idea conservar una copia de las cartas comerciales personales que escriba. Si le preocupa su llegada por correo, certifíquelos en la oficina de correos antes de enviarlos para que sepa cuándo la empresa recibe sus cartas.
