Dado que las regulaciones federales y estatales de nómina no abordan directamente el envío de cheques periódicos de nómina, cualquier discusión sobre el tema debe incluir los conceptos del "Servicio de Impuestos Internos" de "recibo constructivo" y "limitación sustancial". El IRS utiliza el primero como una forma de determinar a efectos fiscales cuando alguien recibe ingresos y este último para comprobar si esa persona tenía el control de los fondos.
Recibo constructivo
Los ingresos se reciben de manera constructiva, dice el IRS, "cuando se acreditan en su cuenta o se separan de cualquier manera que lo haga disponible para usted". Eso no significa que un cheque de pago enviado por correo debe estar en posesión del empleado. Si es necesario, el empleador debe estar preparado para demostrar que envió el cheque de manera que cumpla con las pautas de recibo constructivo. Si el empleador no tiene pruebas de que el cheque se envió por correo en la fecha de pago programada, el IRS advierte que existe una percepción de incumplimiento. Esta percepción se basa en que el empleado tiene una limitación o restricción sustancial en sus ganancias.
Limitación sustancial
Si una empresa define sus días de pago como el segundo y cuarto jueves de cada mes, entonces el control de los fondos por parte del empleado debería estar en su lugar en ese momento. Los empleados a los que se les paga mediante depósito directo no tendrán una limitación sustancial en sus ganancias si los fondos están disponibles el segundo y cuarto jueves. Sin embargo, si los fondos se inician de manera que los fondos estén disponibles después del segundo y cuarto jueves, existe una limitación sustancial del control y el empleado no recibió el pago de manera oportuna.
Incumplimiento
Las leyes estatales de salarios y horarios abordan el momento de pago. Cuando un empleado inicia una reclamación con respecto a un cheque de nómina no entregado, el estado verificará el cumplimiento de las pautas de recibo constructivo y de salario y hora. Al igual que en el ejemplo de depósito directo anterior, si un cheque se envía por correo después del día de pago, el empleado tiene una limitación sustancial en su control de los fondos. El retraso en el envío del cheque desencadena el incumplimiento.
Controles finales
El Departamento de Trabajo no ha definido los requisitos de correo para los cheques finales de nómina; sin embargo, su estado puede tener pautas específicas que deben abordarse. En "El Manual Legal del Empleador", Fred Steingold escribe que si un empleador no emite un cheque de pago final a tiempo, es posible que tenga que pagar daños al empleado, así como enfrentar las sanciones estatales.
Si está emitiendo cheques finales a los empleados en varios estados, asegúrese de consultar los reglamentos de control final para cada estado. Preste mucha atención a cuándo debe entregarse el cheque final, a la manera en que debe entregarse y si se requiere una declaración jurada de algún tipo para enviar por correo el cheque final.
Resumen
Las regulaciones de nómina no definen específicamente las leyes para enviar cheques de nómina. Esto no significa que un empleador pueda ser negligente al enviar por correo los cheques de nómina de manera oportuna o en la documentación relacionada. Es importante cumplir con el calendario comunicado al enviar cheques de nómina. Si lo hace, evitará el riesgo de incumplimiento.
