Muchas compañías emiten tarjetas de crédito a los empleados para diversas compras, incluidos suministros de oficina, comidas relacionadas con la empresa y gastos de viaje. Sin embargo, a veces, los empleados pueden hacer un mal uso de la tarjeta de crédito de la empresa, en lugar de utilizarla para los tipos incorrectos de gastos relacionados con el trabajo o, peor aún, para uso personal, incluidos los adelantos en efectivo, los viajes personales, los gastos relacionados con el hogar y más. Una vez que descubra que un empleado ha utilizado el crédito de la empresa de manera inapropiada, actúe rápidamente para que otros empleados no sigan su ejemplo o el mal uso continúe.
Revise los registros de crédito de la compañía para determinar qué cargos son inapropiados o no están relacionados con la compañía. Resáltelos y haga copias para el departamento de finanzas y, si es necesario, el archivo de personal del empleado. Esto no solo le da una idea de cuánto se ha utilizado incorrectamente la tarjeta, sino que también le proporciona un punto de referencia para usar cuando se habla con el empleado.
Consulte con los recursos humanos antes de hablar con el empleado. Es probable que deban estar en la habitación con usted cuando le pregunte al empleado sobre los cargos. Además, pueden decirle cómo proceder si el empleado admite haber hecho un mal uso de la tarjeta para uso personal, especialmente si sabía que estaba en contra de las reglas de la compañía.
Programar una reunión con el empleado. Pregúntele si recibió una copia de las pautas de la compañía cuando recibió la tarjeta. Esto le indica si estaba al tanto de las políticas sobre el uso de crédito de la empresa. Déle la oportunidad de explicar y averiguar si los cargos fueron deliberados, si es el responsable de los cargos o si fue simplemente un caso de usar la tarjeta incorrecta para los tipos de compras incorrectos. Si la acción fue maliciosa y deliberada, es posible que deba tomar medidas disciplinarias. La severidad de la disciplina debe depender de su registro general así como de la cantidad cobrada, su disposición a admitir su indiscreción y el nivel de remordimiento que muestra. Grabe la conversación, con su permiso, en el caso de que necesite continuar con el asunto, como presentar cargos penales.
Iniciar cualquier curso de acción que se ajuste al nivel del mal uso. Si fue simplemente una cuestión de mal uso involuntario, entonces reitere las pautas con respecto al uso de la tarjeta y déle al empleado otra oportunidad. Si los cargos fueron intencionados, use las pautas de su compañía para tomar la mejor decisión y tenga en cuenta el historial del empleado y la naturaleza de los cargos.Si los cargos ascienden a miles, eso se considera gran robo en la mayoría de los estados y es posible que no tenga más remedio que ponerse en contacto con el departamento de policía local y pedirles que presenten cargos contra el empleado.
Instituir pautas más estrictas sobre el uso de tarjetas de crédito. De acuerdo con el sitio web de Inside Indiana Business, verifique los cargos todos los meses y marque aquellos que parezcan sospechosos. Establezca una regla para que los empleados pregunten antes de cobrar por una cierta cantidad de dinero. Limite la cantidad de tarjetas que da a los empleados, permitiendo que solo las que necesitan comprar suministros de forma regular para el negocio mantengan una cuenta de crédito de la empresa.
