Informar sobre una subvención que su organización recibió es un aspecto importante de la relación entre la institución que otorga la subvención y el receptor de la subvención. Los informes de subvenciones proporcionan información sobre las actividades realizadas en la propuesta original de la subvención, nuevos hallazgos, dificultades, éxitos y finanzas. Ser honesto, claro y próximo en un informe de subvenciones ayuda a la institución que otorga las subvenciones a medir su impacto y aprender de la experiencia de su organización. Es importante informar sobre los entregables específicos y las actividades propuestas en la propuesta original de la subvención. Los informes de las subvenciones suelen incluir una carta de presentación, una portada, una sección narrativa y financiera.
Recopilar información y delegar tareas
Cuando comience a redactar un informe de subvención, querrá ser muy claro con respecto a los detalles que propuso en la propuesta de subvención y estar muy familiarizado con el proyecto financiado por esa subvención. Consulte la propuesta de subvención y la carta de concesión de subvención.
Mucho antes de la fecha límite del informe, obtenga la ayuda de los jefes de los departamentos apropiados que necesita para completar la subvención. Por ejemplo, consulte finanzas y contabilidad para los estados financieros, personal del programa para informes de campo, director ejecutivo de firmas y comunicaciones para fotografías.
Reúna los diversos materiales y manténgalos a su alcance mientras los junta en el informe.
Escriba la portada y la sección narrativa.
La primera sección es la portada y solicita información de contacto básica y datos que vincularán su informe de subvención a su propuesta de subvención original. Esta sección incluye el nombre legal de su organización, el rango de fechas del proyecto descrito en la subvención, el nombre del director ejecutivo o presidente de su organización, el nombre de la persona de contacto más familiarizada con el proyecto financiado y el informe de la subvención. También incluya su dirección postal completa, números de teléfono y fax, dirección de correo electrónico, nombre del proyecto, monto de la subvención, número de identificación de la subvención y el propósito de la subvención. Asegúrese de que toda esta información corresponda a lo que se encuentra en la solicitud de subvención original y en la carta de adjudicación. En el pie de página de su informe, escriba el número de identificación de la subvención y el número de página del informe.
En la sección de narrativa, explique cómo la financiación del proyecto hizo una diferencia en su comunidad o en las vidas de las personas a las que ayudó. Puede proporcionar datos cuantitativos y estadísticas como tasas de graduación, niveles de ingresos o calificaciones. También puede proporcionar datos cualitativos como encuestas, entrevistas o historias de personas o familias que se beneficiaron de sus servicios.
Dígale al otorgante si descubrió algo nuevo como resultado de la concesión. Explique en detalle si ocurrió algo inesperado, bueno o malo.
Dígale al otorgante si trabajó en colaboraciones con otras organizaciones y cómo afectó el proyecto. Esto es importante porque los donantes valoran la colaboración entre organizaciones.
Comparte las lecciones aprendidas del proyecto. Describa en detalle los desafíos que surgieron durante su proyecto y cómo los superó. Si lo hace bien, ganará mucho respeto por parte del otorgante. Aprecian cuando las organizaciones sin fines de lucro lo dicen como si fuera algo opuesto a cubrir la situación con azúcar.
Hágale saber al donante cuáles son los planes futuros para el proyecto. Incluya las fuentes de financiamiento si el proyecto continuará. Explica cómo podrías alterar el proyecto dadas las nuevas lecciones aprendidas.
Agradezca al otorgante de fondos por su generosidad al invertir en su proyecto. Exprese su gratitud. Agregue cualquier comentario pertinente adicional.
Incluir finanzas
El otorgante de fondos podría solicitar estados financieros específicos, tales como ingresos, flujo de efectivo y un balance general. Presentar las declaraciones solicitadas para el año del proyecto. Explique cualquier cambio extremo en su salud financiera desde el momento en que recibió la subvención hasta el momento en que informa. Es mejor que lo señale y tenga una buena explicación que hacer que el otorgante lo descubra por su cuenta. Se adelantado
Proporcionar un informe detallado sobre los fondos de la subvención gastada en los proyectos específicos. Los detalles que proporcione en esta sección deben corresponder directamente con su presupuesto en la propuesta de subvención.
Si tuvo costos inesperados, inclúyalos en el informe e identifíquelos como tales. También explique estos costos en la sección narrativa del informe de la subvención.
Empaquetar el informe
Incluya una breve carta de presentación que detalle el contenido del informe que debe incluir su número de identificación del premio. La carta debe ser del director ejecutivo o presidente de su organización a su equivalente en la institución que otorga las subvenciones. La carta debe agradecer al donante por la beca, nuevamente. Realmente nunca puedes agradecer lo suficiente.
Edite la narrativa de la subvención con la ayuda de otro colega. Obtener una aprobación final de las finanzas en las finanzas. Asegúrese de que la fuente y el tono del informe sean consistentes durante la edición.
Adjunte encuestas, gráficos, mapas, estadísticas o información recopilada para medir su proyecto. Usted resumió los aspectos más importantes en la sección narrativa, pero estos deben estar disponibles para referencia. Presente todos los datos de la manera más concisa posible.
Utilice los archivos adjuntos promocionales con moderación. Los donantes están muy ocupados y simplemente no tienen tiempo para vadear cada uno de sus folletos de eventos, fotos y comunicados de prensa. Elija las mejores dos o tres imágenes, un artículo de medios publicado o transmitido, y tal vez un boletín informativo de su organización. Si elige adjuntar material adicional, asegúrese de que ayude a su caso y que esté directamente relacionado con el proyecto.
Obtenga una firma de un representante autorizado de su organización, probablemente la misma persona que firmó la solicitud de subvención.
Enviar a tiempo
Envíe el informe de la subvención en el medio y modo dictados en la carta de adjudicación. La institución que otorga las subvenciones puede solicitar un correo electrónico, tener un portal en línea o preferir tres copias enviadas por correo de USPS. Siempre es más seguro hacer una doble verificación.
Confirmar recibo. Si no recibe una confirmación automática, puede comunicarse con la persona apropiada del personal de la institución que otorga la subvención para confirmar la recepción de su informe de subvención.
Guarde una copia para sus registros. En caso de que ocurra algo con la entrega de su informe de subvención, debe estar preparado para proporcionar otra copia al otorgante.
