Las máquinas y equipos de oficina adecuados ayudan a las empresas a funcionar como máquinas bien aceitadas. Aunque cada negocio puede tener equipos específicos determinados por la industria, existen tecnologías universales para todos los espacios de oficinas. Cada elemento trabaja en conjunto para garantizar que las tareas se puedan realizar en la empresa, lo que puede ahorrar tiempo y dinero.
Ordenadores
Una computadora puede ser considerada como el equipo de oficina más importante. Internet ha hecho posible la conexión de personas en todo el mundo, por lo que un sistema informático bien equipado es imprescindible para dirigir una empresa. Las empresas pueden elegir sistemas de PC o Mac, según la preferencia. Lo importante es que se elige un sistema para toda la oficina, lo que permite la creación de redes de oficina. Las computadoras portátiles son más caras que las computadoras de escritorio y, a menudo, se usan para trabajar desde casa.
Copiadoras e impresoras
El tamaño de la empresa determina si una oficina necesita una copiadora de tamaño completo o solo una impresora tres en uno. La mayoría de las grandes empresas tienen una gran cantidad de copias y una gran cantidad de copias y necesitan la durabilidad de una copiadora de tamaño completo que puede imprimir de forma remota y hacer copias a gran escala. Las copiadoras de alta calidad pueden ser una necesidad, pero eso depende del negocio. Las pequeñas empresas pueden ahorrar dinero y comprar una impresora pequeña con funciones de copia y escaneo, si se determina que una gran cantidad de impresiones no será algo cotidiano.
Máquinas de fax
La función de la máquina de fax ha disminuido en la oficina con la introducción del correo electrónico y los escáneres, pero las máquinas de fax estándar siguen siendo un elemento básico de la oficina. Las máquinas de fax hacen posible transmitir documentos, en lugar de esperar por el correo. Las funciones estándar de una máquina de fax de oficina pueden variar según la compañía. Las empresas nuevas y las que envían más de 15 faxes al día a menudo necesitan una memoria de alta capacidad y velocidad de envío.
Sistemas telefonicos
Las oficinas tienen teléfonos que a menudo cuentan con múltiples líneas e identificación de llamadas. Una opción de altavoz hace posible las llamadas de conferencia. Si bien no todas las oficinas tienen una secretaria, los sistemas de contestación aseguran que los clientes nunca escuchen una señal de ocupado. Estos son mensajes que se reproducen cuando las llamadas llegan a la oficina y brindan opciones a las personas que llaman sobre cómo dirigir su llamada.
