Un procedimiento operativo estándar es un documento escrito que detalla las acciones específicas que se deben tomar para completar una tarea o proceso repetitivo. Los POE no siguen un esquema o plantilla establecidos, ya que varían según la organización y el uso. Por ejemplo, un SOP para las operaciones de producción en una planta de fabricación variaría mucho de uno establecido para capacitar al personal de ventas en un entorno minorista.
Los objetivos
Las empresas pueden llevar a cabo SOP para reducir el desperdicio y aumentar las ganancias. Una organización sin fines de lucro puede usar un SOP para servir mejor a la comunidad. Algunas compañías usan SOP para garantizar el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales o para mejorar la seguridad en el lugar de trabajo. Aunque las razones para buscar mejoras pueden variar un poco, independientemente del entorno en el que se utiliza un SOP, El objetivo principal es mejorar la eficiencia en alguna capacidad..
David Grusenmeyer, un asociado senior de extensión en la Universidad de Cornell, llama a las variantes de un sistema operativo el "enemigo" de la calidad y la eficiencia. Por lo tanto, se puede utilizar un procedimiento operativo estándar para agilizar las operaciones mediante la configuración de un conjunto de pasos invariables para lograr un objetivo específico.
¿Por qué usar SOPs?
Las organizaciones desde las fuerzas armadas de los EE. UU. A organizaciones sin fines de lucro y grandes corporaciones usan SOP para:
- Mejorar la eficiencia.
- Aumentar la calidad.
- Garantizar la seguridad.
Se pueden escribir SOP específicos para líneas de producción, limpieza del lugar de trabajo, capacitación de empleados, el proceso de nómina y revisiones de desempeño de los empleados, entre otras tareas.
Trabajos preparatorios para la creación de SOPs.
Para crear un SOP personalizado, Grusenmeyer sugiere varios pasos:
- Busque áreas en su negocio donde los procedimientos operativos estándar sean beneficiosos.
- A partir de sus hallazgos, señale una o dos áreas donde el éxito es más probable y las ganancias serán las más afectadas.
- Para sus áreas de enfoque, repase los pasos necesarios para realizar cada operación y clasifíquelas por importancia.
- Finalmente, reúna a un equipo de gerentes y empleados con el mayor conocimiento sobre el proceso y coordine con el grupo para crear los SOP.
Escribiendo el SOP
Nombre el SOP y describa qué tareas están incluidas. En la descripción, proporcione detalles sobre:
- Quién va a hacer el trabajo.
- Qué materiales y equipos se requieren.
- Cuál debería ser el resultado final.
Proporcione detalles específicos paso a paso sobre cómo llevar a cabo la tarea, hasta el punto en que un empleado no supervisado pueda realizar la tarea adecuadamente siguiendo la guía. Educar a todos los empleados que trabajarán de alguna manera en la tarea sobre los detalles del SOP, y monitorear y evaluar el SOP de manera consistente.
Consejos
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Si su organización o empresa iba a realizar una operación o procedimiento una vez, como para un proyecto especial, un SOP sería irrelevante. Sin embargo, cuando los procedimientos repetitivos son parte de hacer negocios, crear un SOP es una gestión empresarial sólida.
