Los controles internos son políticas y procedimientos que utilizan las compañías para ayudar a prevenir errores y fraudes, que pueden incluir robos, malversaciones, favoritismos o errores matemáticos en documentos financieros. No necesita ser un contador público certificado o tener un título en finanzas para establecer controles internos útiles en su negocio o establecer políticas para que sus empleados las sigan.
Revisar los Co-firmantes y los firmantes autorizados
Uno de los controles internos más comunes para las pequeñas empresas es el requisito de que los cheques se firmen conjuntamente. Esto ayuda a evitar que una persona se escriba un cheque o apruebe un pago inapropiado. Si su empresa escribe muchos cheques cada mes, puede instituir una política que solo requiera dos firmas en los cheques que superen una cierta cantidad de dólares, como $ 500. Asegúrese de tener una tarjeta de firma en su banco con las firmas de los firmantes autorizados. Esto le permite al banco verificar las firmas antes de pagar cualquier cheque.
Conciliaciones bancarias
Muchas empresas registran todos sus pagos y recibos en un libro mayor, que es un registro de las transacciones financieras de la empresa. Las entradas en un libro mayor se basan en cheques escritos, pagos en efectivo y en efectivo, depósitos electrónicos o pagos con tarjeta de crédito recibidos. Para ayudar a detectar errores matemáticos y entradas fraudulentas, realice una conciliación bancaria cada mes, comparando su extracto bancario con su libro mayor. Su extracto bancario incluirá todos los depósitos que hizo o recibió electrónicamente y mostrará todos los pagos que realizó. También incluirá los cargos bancarios que pagó, lo que le permite incluirlos en su libro mayor.
Procedimientos de contratación
Para asegurarse de obtener el mayor valor al realizar compras, cree un control interno que establezca políticas para realizar compras. Esto puede incluir solo el uso de proveedores aprobados, que requieren ofertas competitivas de los contratistas o realizar una verificación de precios de varios proveedores antes de elegir uno. Esto podría incluir solicitar a su gerente de oficina que verifique los precios en línea en varias tiendas de oficina antes de ordenar suministros de oficina, muebles u otros equipos.
Políticas de reembolso
Cree una política formal de gastos de los empleados para ayudar a reducir los altos costos de viaje, alojamiento, entretenimiento y comidas. Si permite que los empleados reserven su propio viaje y alojamiento cuando asisten a conferencias o ferias comerciales, pueden reservar vuelos y habitaciones que les otorguen la mayor cantidad de puntos de recompensa, en lugar de elegir las reservas de menor costo. Requerir que todos los gastos de viaje sean aprobados por un supervisor por adelantado y que todos los formularios de reembolso de gastos incluyan recibos.
Auditorias
Hacer que un tercero revise las compras, registros financieros, hojas de tiempo, reembolsos de gastos y otras actividades comerciales puede ayudar a detectar y reducir errores y fraudes. Las auditorías internas permiten que un empleado o departamento revise el trabajo de otro. Las auditorías externas traen a un contratista o firma externa para revisar el trabajo de su personal. Esto podría incluir la contratación de un contador público certificado para revisar sus libros cada mes o trimestre. Realizar una revisión del inventario puede ayudarlo a detectar si tiene o no un problema de robo, entrega excesiva o rotura.
