Documentar los controles y procesos internos puede ser un desafío. Los procesos complejos se presentan en un estilo fácil de entender y no es una tarea sencilla. Debe tener excelentes habilidades de comunicación, tanto orales como escritas para hacer un buen trabajo. Los pasos para crear una buena documentación incluyen entrevistas a los empleados, observación, evaluación y organización. Un aspecto importante de la creación de documentación es permitir modificaciones posteriores. Los procesos cambian y, como resultado, los documentos también deben cambiar.
Entrevistar a los empleados. Ese es el primer paso en este proceso. No haga suposiciones y haga preguntas para verificar su comprensión. Pida a los empleados que le muestren de qué están hablando. Si alguien necesita aprobar un documento, pida ver ese documento. A algunas personas les gusta usar una grabadora y luego transcriben la información. Esto puede ser una buena idea si alguien está hablando y mostrando el proceso al mismo tiempo con muchos detalles. "Mostrar y contar" es el camino a seguir.
Observe sus alrededores. Si el proceso es adjuntar facturas para verificar solicitudes, por ejemplo, tenga en cuenta si esto se está haciendo realmente. Muchas veces las personas te dicen la manera correcta de hacer un cierto proceso, pero eso no significa que sea la forma en que se está haciendo. Ya que está documentando la realidad, observar el proceso puede ser valioso para agregar buena información que no sea obvia durante la entrevista. Examine los gabinetes de llenado y anote qué papeles tienen las personas en sus escritorios.
Evaluar la efectividad de un proceso mientras se documenta. Si ve que los procesos no funcionan o se realizan dos veces, anótelos. Esta es la mejor manera de agregar valor a sus procesos de documentación de trabajo. Cuando evalúa un proceso, lo observa objetivamente y puede hacer sugerencias para mejorarlo. Asegúrese de seguir el protocolo cuando haga recomendaciones. Recuerde: si los procesos cambian debido a sus recomendaciones, deberá documentar los procesos mejorados, no solo el anterior.
Documentación de archivos en carpetas y en línea en carpetas. Tener plantillas para estandarizar la documentación ayuda a que sea fácil de leer. Cada carpeta o carpeta debe tener un índice con información sobre un área. Por ejemplo, podría tener una carpeta sobre Cuentas por pagar donde podría presentar narrativas y diagramas de flujo que documenten el proceso. Puede tener otra carpeta sobre Nómina y otra sobre Cuentas por cobrar. La separación de la documentación de los procesos puede ayudar a los usuarios a encontrar información. Tenga la misma organización en todos los archivadores con respecto al orden de la documentación, la tabla de contenido en el frente, etc. Esto es muy importante cuando se deben hacer cambios y se debe encontrar rápidamente un elemento específico.
Consejos
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Use Word u otro programa para crear su documentación.
Considere el software de documentación específico para su industria que puede ahorrarle tiempo en la redacción y organización. Considere realizar tanto narraciones como diagramas de flujo para mejorar la claridad. Evite utilizar la jerga o las iniciales.
Otras consideraciones incluyen: Escribir oraciones cortas y evitar la voz pasiva; No lo embellezca ni implique juicios. Por ejemplo, no escribas sobre la recepcionista agradable. Escribir sobre la recepcionista. No use nombres reales de personas; siempre use nombres de posiciones y manténgalos consistentes en toda la documentación; haga que un gerente o un supervisor lea su documentación para asegurarse de que sea correcta; y tener en cuenta la información confidencial en la documentación. No muestre ejemplos de firmas de cheques ni muestre información confidencial de nómina.
Advertencia
Esté al tanto de los usuarios de su documentación. Pueden incluir no solo personas internas, sino también auditores y otras partes interesadas. Esta muy visible. Por lo tanto, asegúrese de que su trabajo no tenga errores gramaticales ni ortográficos embarazosos.
