Los controles internos son procedimientos que las compañías desarrollan para salvaguardar sus activos y producir estados financieros precisos y confiables. Cuando una empresa no tiene procedimientos de control interno sólidos, el fraude puede ocurrir mucho más fácilmente. Las organizaciones deben protegerse de las posibles amenazas al monitorear sus sistemas de control interno a menudo y ajustarlos para que sean más fuertes.
Estados Financieros Inexactos
Si una organización descubre que hay errores en sus estados financieros, puede haber un problema con el sistema de control interno de la organización. Un principio básico de los controles internos es el principio de separación de funciones. Esto significa que diferentes empleados manejan diferentes áreas de los deberes contables. Si la misma persona se encarga de todas las tareas, es un signo de un sistema de control interno débil. Si se producen imprecisiones en los informes financieros, una empresa debe examinar los procedimientos contables que utiliza.
Documentación faltante
Si una empresa no puede encontrar ciertos documentos, como facturas u órdenes de compra, esto podría ser otro signo de controles débiles. Una organización desarrolla procedimientos para registrar, publicar y archivar documentación. Si se pierde un documento, es muy probable que haya problemas en los procesos de la empresa. Si un empleado tiene demasiado control, puede manipular la documentación para engañar a la empresa.
Falta de procedimientos escritos
Cada proceso y actividad que una organización utiliza debe tener procedimientos escritos a seguir. Sin procedimientos escritos, los empleados pueden no conocer los procedimientos adecuados y pueden completar las actividades de manera incorrecta. Un sistema de control interno sólido tiene procedimientos y políticas escritas para todas las actividades comerciales.
Quejas de clientes
Otro signo de un sistema de control interno débil es un número de quejas de clientes más alto de lo normal. Las organizaciones deben desarrollar un sistema para garantizar que los clientes estén satisfechos con los productos y servicios. Si hay una gran cantidad de quejas, la administración debe analizar el problema y comprender que puede haber una debilidad en sus controles internos.
Auditorias
Las organizaciones contratan auditores para determinar con qué precisión se mantienen los registros financieros. Una auditoría descubrirá áreas problemáticas, amenazas, riesgos y otros problemas potenciales. Si una empresa no contrata a un auditor regularmente, estas amenazas serán más difíciles de detectar. Es una práctica comercial habitual que las empresas realicen auditorías regularmente.
