Cómo configurar una oficina virtual. En un entorno global, los lugares de trabajo prácticamente no tienen límites con los empleados ubicados en todo el mundo. Con los precios cada vez más altos de los bienes raíces, la oficina virtual se ha convertido en un fenómeno atractivo para muchas personas de negocios. Las empresas pueden ubicarse en un lugar en particular, pero los empleados realizan sus asuntos diarios de oficina desde diferentes ubicaciones, como un hotel, cafetería u hogar.
Decida una dirección comercial para su oficina virtual. Puede ser un número de buzón o puede utilizar un servicio de buzón CMRA (Agencia de recepción de correo comercial) para obtener una dirección de sonido corporativo.
Mira tus opciones de conectividad. Hay varios para elegir, ya sea sus correos electrónicos, teléfonos celulares, foros en línea, mensajeros instantáneos, VoIP y más.
Haga que su ubicación elegida para la oficina virtual esté lista para su instalación. Amuebla el lugar y crea un ambiente de trabajo como quieras. Asegúrese de que haya espacio suficiente para la instalación de los componentes electrónicos necesarios, como computadoras, máquinas de fax y líneas telefónicas.
Instale el software necesario en sus computadoras según sus necesidades. Algunos programas están diseñados específicamente para conferencias web, presentaciones, programación de reuniones, etc. También es una buena idea elegir un programa antivirus confiable para proteger su PC del ataque en línea.
Comuníquese con un proveedor de servicios telefónicos y obtenga un moderno sistema telefónico con un servicio de respuesta de voz interactiva (IVR) para ayudarlo a administrar las llamadas sin que tenga que estar en el sitio. Su tecnología incorporada tiene un precio razonable y solo cobran por el uso real.
Configure una instalación de intranet para que solo los empleadores de la empresa puedan acceder a ella para transmitir información, comunicaciones vitales, archivos y documentos, o ingresar a la red privada virtual (VPN) para que el material transferido sea completamente confidencial. Mantenga un registro de quién está accediendo a la base de datos de su organización manteniendo registros de información de entrada, salida y acceso.
Programe sus reuniones oficiales con compañeros de trabajo, clientes u otras personas tomando una taza de café en un lugar que sea bueno para todos. Si todos tus contactos no pueden estar físicamente allí, puedes organizar la conectividad mediante cámaras web, teléfonos celulares y mensajeros instantáneos.
Asegúrese de que sus empleados envíen hojas de horas regularmente para registrar el número de sus horas de trabajo. Examine sistemáticamente estas hojas de horas según las horas estimadas requeridas para tareas específicas para mantener bajo control el tiempo no productivo.
Consejos
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Una serie de aplicaciones comerciales vienen en forma de "suites" que incluyen la mayoría de los programas necesarios para configurar una oficina virtual y aún más. Algunas de las suites populares son Microsoft Office, Lotus, Corel y AppleWorks. Si tiene el presupuesto, proporcione a sus empleados la parafernalia necesaria, como una computadora portátil, un teléfono celular con Wi-Fi, VoIP y otros equipos. Entonces usted y su fuerza laboral pueden conectarse de manera eficiente.
Advertencia
Realice una copia de seguridad de sus datos con regularidad para evitar una fusión completa de su negocio diario si el sistema falla. Esto puede ser un escenario de pesadilla de hecho.
