En este día de sobrecarga de información, debe conocer las reglas del juego para que su evento o causa sea notado. Cualquier profesional de relaciones públicas le dirá que la publicidad es una forma más barata y más creíble de correr la voz que la publicidad. ¿Y la mejor publicidad de todas? De boca en boca: cuando los amigos comienzan a contarle a sus amigos, de repente, su evento está caliente.
Determine su objetivo principal. ¿Quieres que la gente asista a un evento? Compra tu producto? ¿Hacer una contribución? Una vez que su objetivo sea claro, asegúrese de que todos sus materiales publicitarios lo respalden. Consulte 16 Objetivos establecidos y 374 Afile el enfoque de una organización.
Identifique e investigue a su público objetivo. Estas son las personas que responderán más positivamente a su mensaje y le brindarán un valioso rumor de boca en boca. Evite el síndrome de tratar de llegar a todos, lo que solo diluirá su mensaje.
Crear una página web. Encuentre un estudiante universitario o diseñador que esté comenzando a crear (y mantener) el sitio de forma gratuita o barata. Mantenga el diseño y la navegación simples, y haga que alguien fuera de su organización pruebe el sitio y proporcione comentarios. Acercarse a sitios similares y configurar enlaces recíprocos.
Escribir un comunicado de prensa de una página con un gran gancho. Capture la atención del lector con un título convincente y el primer párrafo, pero evite escribirlo como un anuncio. Cubrir las cinco preguntas: quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Incluya su información de contacto y sitio web.
Prepare un kit de medios. Incluya el comunicado de prensa, la información de la organización, el logotipo, las fotografías listas para imprimir en blanco y negro, las copias de los artículos sobre su evento u organización, los testimonios de celebridades o asistentes anteriores y una tarjeta de presentación. Escriba una breve carta personal al contacto de los medios de comunicación y colóquela en una carpeta.
Distribuye tu kit de medios a las personas adecuadas. Para un evento local, comience con los periódicos, revistas, programas de noticias y estaciones de radio de su ciudad. Tómese el tiempo para encontrar a la persona que informa sobre su tipo de evento u organización. Casi siempre puede incluirlo en los listados de calendario si cumple con el plazo. Para una distribución a mayor escala, solicite un servicio profesional como PR Newswire (prnewswire.com).
Haga que amigos, familiares y cualquier persona interesada en su causa publique folletos o deje postales en cafés, tiendas y bibliotecas. Pídales que usen un sombrero o una camiseta o que lleven una bolsa con su logotipo.
Utilice la red para difundir la palabra de forma rápida y económica. Envíe avisos por correo electrónico y boletines informativos que se reenvían fácilmente a otras personas indicando específicamente lo que desea que hagan los destinatarios. Conéctese con mentes similares a través de blogs y grupos de discusión o forme parte de un grupo de redes. Echa un vistazo a Friendster.com, MeetUp.com, Tribe.com y Ryze.com.
Consejos
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Lea también 373 Planificar una reunión organizativa. Si no eres un buen escritor, encuentra uno. Contrate a un profesional o contrate a un voluntario competente para asegurarse de que sus materiales reciban la atención que merecen. Repita cualquier punto clave con un amigo o colega si le piden que haga una entrevista o comparecencia. Llame a los contactos de los medios y pregúnteles si prefieren los comunicados de prensa que se envían por correo electrónico, fax o correo postal. Casi siempre tienen una preferencia, y si se trata de correo electrónico, se ahorra tiempo y dinero. Solicite especificaciones de formato digital (tamaño y resolución) antes de enviar logotipos o fotos. Invente un nombre llamativo o un eslogan para su evento que la prensa y los participantes recordarán. Incluya un regalo de bajo costo en su kit de prensa, como un imán, un bolígrafo o una botella de agua con su logotipo e información de contacto.
Advertencia
Se un profesional. Devuelva las llamadas telefónicas y los correos electrónicos rápidamente y proporcione la información solicitada. De lo contrario, podría sabotear la reputación de su organización y los futuros esfuerzos de publicidad.
