La creación e implementación de un presupuesto es crucial para cualquier empresa u organización por muchas razones. La preparación de un presupuesto de capital es necesaria para aumentar las ganancias y minimizar los costos. La mayoría de las empresas y organizaciones suelen planificar un presupuesto para un período de 12 meses, lo que permite a la administración echar un vistazo al panorama general. Un presupuesto de capital difiere de un presupuesto a corto plazo en que analiza las inversiones a largo plazo, examinando la compra o mejora de activos fijos, como edificios, maquinaria y equipos.
Identificar objetivos financieros, definiendo claramente los objetivos de desarrollo de capital de la organización. Incluya el marco de tiempo para lograr esos objetivos. Priorice las necesidades y luego determine cómo la financiación de esas necesidades afectará el presupuesto. Antes de redactar un presupuesto final, los gerentes deben considerar qué acciones se pueden tomar para mejorar el desempeño en ciertas áreas, particularmente cuando sucede algo inesperado.
Solicitar apoyo para prioridades específicas de financiamiento. Tenga en cuenta que no habrá suficiente dinero para financiar cada proyecto de capital en la lista de deseos de su organización. Trabajar con otros miembros en el Comité de Finanzas para establecer criterios de evaluación para asignar prioridades. Por ejemplo, la necesidad puede medirse por la condición actual o el uso de activos físicos como edificios y equipos. Por otro lado, la consideración de ciertos proyectos puede estar basada en factores de salud y seguridad, o en un beneficio general para la comunidad.
Recopile los datos necesarios para estimar la financiación de las necesidades de gastos de capital. Analice los estados financieros que incluyen el estado de resultados, el balance general y el estado de flujo de efectivo para tener una mejor idea de la salud financiera a largo plazo de la organización. Financiar un gasto de capital significa pagar dinero adicional en intereses. Si bien no suele ser una decisión acertada para una organización financiar toda su deuda, el pago en efectivo puede afectar el flujo de efectivo al reducir significativamente el capital operativo.
Considere la posibilidad de realizar gastos de capital, como nuevas construcciones, renovaciones importantes o equipos nuevos, observando cuánto tiempo tomará recuperar el costo de cualquier inversión importante. Examine otras alternativas y considere si los costos del proyecto están justificados, o si hay formas de reducirlos. Finalmente, determine si invertir en un proyecto de capital específico aumentará el valor de la organización como un todo. Tenga en cuenta que es posible que tenga que defender las decisiones presupuestarias de otras personas en la jerarquía organizativa.
Redacte un proyecto de presupuesto que asigne recursos mediante la evaluación de los resultados de proyectos anteriores en cualquier esfuerzo de planificación a largo plazo. Dado que la mayoría de los proyectos de capital demoran años en desarrollarse, las comparaciones de un año a otro se usan a menudo para evaluar el desempeño. La decisión de invertir en nuevos proyectos o activos depende no solo del costo a largo plazo para financiar el proyecto, sino también del flujo de efectivo que se espera que un proyecto genere en los próximos años. El presupuesto debe describir en detalle cómo se financiarán los gastos de capital individuales. Un plan de gastos sólido debe mostrar cómo se asignará el dinero para las mejoras, que se recomiendan.
Mida el progreso al supervisar las operaciones de manera regular a lo largo del año fiscal. La planificación de proyectos de capital consiste tanto en medir resultados como en evaluar y seleccionar proyectos de capital. Los proyectos deben completarse dentro del plazo y de acuerdo con los pasos descritos en el presupuesto.
Consejos
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Cada departamento dentro de una organización debe definir sus objetivos y métodos para informar el progreso. El objetivo principal de desarrollar un presupuesto de capital es establecer una conexión clara entre los objetivos departamentales individuales y la misión general de la organización.
Aunque el presupuesto de capital se centra en la planificación a largo plazo, el progreso debe medirse de forma rutinaria, ya sea diaria, semanal o mensual.
