Cuando las empresas necesitan una firma externa de relaciones públicas para construir una campaña de relaciones públicas, a menudo solicitan ofertas de varios competidores. Para dirigir el negocio, debe presentar a la empresa una propuesta de RP que incluya los objetivos y metas de la empresa, el público objetivo y los medios de comunicación, recomendaciones, cronograma y presupuesto. Sin embargo, antes de que escriba la propuesta, tiene un trabajo que hacer que incluye la investigación sobre el negocio específico, la industria y el mercado en general, así como las diversas formas en que podría abordar el proyecto.
Conozca al cliente
Una talla no sirve para todos. Antes de que pueda siquiera considerar una campaña de relaciones públicas, debe dedicar tiempo a conocer a su cliente. Realice reuniones en persona con los directores y gerentes de la compañía, luego haga un seguimiento con correos electrónicos y llamadas telefónicas hasta que tenga un conocimiento sólido de la cultura de la compañía, su estilo de comunicación general y la reputación de la comunidad. Por ejemplo, no querría armar un tipo de campaña formal del "Wall Street Journal" para una empresa popular orientada a la familia o viceversa.
Entender el mercado actual
Una vez que tenga una buena idea del tono que debe tomar su propuesta, encuéntrela en el contexto del mercado actual. Realice un análisis de la competencia y qué tipo de publicidad y marketing está utilizando. Comprender el mercado objetivo y cómo está obteniendo su información. Por ejemplo, si el objetivo es adultos jóvenes, deberá incluir un aspecto de redes sociales en su propuesta. Las personas mayores, por otro lado, no responderán tan bien a una campaña de medios sociales que golpea con fuerza.
Esbozar su enfoque general
Antes de armar la propuesta final, cree un esquema de las partes necesarias. En un mercado más amplio, con una competencia importante, por ejemplo, es posible que deba incluir un historial extenso de su propia empresa y campañas exitosas que haya iniciado. Antes de la fase final, decida cuántos detalles necesita saber el cliente sobre la competencia y los análisis que haya creado. A medida que haya llegado a conocer bien al cliente durante su fase de investigación, también comprenderá el mejor formato para presentar la propuesta. Si necesita proporcionar una narrativa, puntos de viñetas breves o un paquete con gráficos y tablas dependerá de las preferencias y el estilo de operación del cliente.
Incluir los fundamentos
Una propuesta de RP debe resaltar sus ideas sin revelar tantos detalles que el cliente puede tomar la propuesta e implementar sus ideas sin usted. Incluya información sobre su empresa, con las referencias adecuadas, así como un resumen de la propuesta y lo que cree que son los puntos principales que la campaña debe abordar. Dé algunos ejemplos de los medios con los que podría ponerse en contacto, así como los principales mensajes que publicará. Incluya un cronograma del trabajo proyectado, así como también los servicios que están cubiertos por tarifas y gastos específicos. Concluya con una declaración final que le diga al cliente cómo espera trabajar con ella y qué tan seguro está de que tendrá una relación positiva y próspera.
