El cobro de deudas de los empleados actuales y anteriores es una de las principales preocupaciones de una organización. Un número cada vez mayor de compañías ofrece a los empleados que aprovechen los préstamos de su compañía en términos relajados, siempre y cuando la compañía aún espere la recuperación oportuna del préstamo.
El procedimiento regular para cobrar la deuda se rige por el contrato de préstamo que estipula que la compañía deducirá pagos periódicos del salario de un empleado. Sin embargo, en algunos casos, la compañía puede permitir que un empleado aplace el pago. Si un empleado no realiza los pagos a tiempo o si la deuda se vuelve mala, la empresa no tiene más remedio que comenzar el proceso de recuperación.
Proporcionar un aviso por escrito al empleado, preferiblemente entregado personalmente. La notificación debe estar firmada por un oficial de cobro de deudas y debe entregarse al menos 30 días antes de realizar cualquier compensación contra la cuenta del empleado. El aviso debe mencionar claramente la intención de la compañía de cobrar la deuda mediante deducción de la cuenta de pago disponible actual del empleado.
Bríndele al empleado la oportunidad de entrar voluntariamente en términos de reembolso con la compañía y proponer un calendario de pago. Si el empleado responde, suscriba un acuerdo por escrito con el empleado que incluya todos los detalles del pago de la deuda.
Organice una audiencia con un funcionario de audiencia imparcial presentando una petición sobre la existencia de la deuda y el calendario de reembolso, si los esfuerzos de recuperación voluntaria ya han fracasado. El empleado debe dar su consentimiento antes de la audiencia de que aceptará la decisión tomada por el oficial de audiencia.
Explique al empleado que, a sabiendas, las declaraciones falsas pueden llevar a medidas disciplinarias o sanciones penales. Mencione los derechos y protecciones disponibles bajo la ley.
Presente una notificación final al empleado que explique que, debido a la negligencia y la falta de voluntad de pago del empleado, la empresa no tiene más opción que ajustar la deuda del pago actual o los fondos en poder de la empresa. La notificación debe mencionar que las deudas que luego se renuncien o que no se deben a la empresa se reembolsarán al empleado.
