La comunicación le permite a una organización coordinar y unificarse para lograr un objetivo común, ya sea que se trate de una empresa, entidad gubernamental, entidad de servicio público o grupo religioso. Existen tres canales principales de comunicación en una organización de cualquier tamaño, que permite no solo la comunicación entre la gerencia y los trabajadores, sino también entre pares dentro de la organización.
Formal
La comunicación formal, sin importar el formato, utiliza la estructura jerárquica de una organización para difundir información o directivas desde la parte superior de la organización hacia abajo. En otras palabras, sus supervisores directos informan a los subordinados de los cambios en las políticas, anuncios u otra información relacionada con la organización. La gerencia media recibe la comunicación de la gerencia superior y luego se da vuelta y entrega la información a los niveles más bajos de la organización. La comunicación formal también puede provenir de los niveles más bajos de la organización, alcanzando la administración de nivel superior, pero para ser considerada formal, la comunicación debe pasar por la gerencia media.
Informal
La comunicación informal tiene lugar fuera de la estructura jerárquica de la organización. Un miembro de bajo nivel de la organización puede comunicarse directamente con un gerente de alto nivel sobre una inquietud o incluso una idea para beneficiar las operaciones de la organización. La comunicación informal tiene una ventaja sobre la comunicación formal, ya que acelera el proceso de comunicación. Sin embargo, si se usa demasiado en una organización, socava la estructura de gestión de la organización.
No oficial
Los chismes o los rumores constituyen una parte de la comunicación no oficial en una organización. La información se puede difundir de manera no oficial desde cualquier nivel de una organización, utilizando una red de contactos no documentados entre pares en la organización. No todos están incluidos en los canales de comunicación no oficiales, lo que significa que la información puede llegar solo a una parte de la organización. Debido a que la comunicación no está sancionada, la validez de la información comunicada no oficialmente puede ser cuestionable. Sin embargo, si la administración puede acceder a los canales de comunicación no oficiales, pueden obtener una comprensión de los valores de las actitudes o valores de sus subordinados, así como contrarrestar cualquier información falsa que se propague a través de los niveles de comunicación no oficiales.
Medios de comunicación
Cualquiera de los tres tipos de canales de comunicación utiliza una serie de medios o herramientas de comunicación para difundir información. Las formas verbales de comunicación incluyen la interacción cara a cara en grupos o individualmente, conversaciones telefónicas, llamadas de conferencia y seminarios web. Las formas de comunicación escritas incluyen correo electrónico, boletines informativos de la organización, publicaciones en el tablón de anuncios en una sala de descanso u otra área común, talones de cheques, boletines sindicales, mensajes instantáneos, notas escritas a mano y buzones de sugerencias. Ciertos medios de comunicación no pueden ser sancionados por la organización, por lo que son métodos preferidos de comunicación no oficial.
