Las empresas establecen procedimientos de compra para garantizar que las compras sean en el mejor interés de la empresa y que el dinero se gaste de manera eficiente. Estos procedimientos cubren todo, desde pequeñas compras desde un solo proveedor hasta extensos procesos de licitación. En un proceso de licitación, un gerente de compras selecciona la mejor oferta de una lista de ofertas de proveedores, en función del costo, la confiabilidad y el marco de tiempo para recibir las mercancías.
Dinero para gastos menores
Las empresas establecen un límite para las compras de caja chica, como $ 25 o $ 100. Un empleado que realiza una compra con caja chica a menudo lo hace con su propio dinero. Guarda el recibo y envía un formulario a su supervisor o al departamento de nómina que incluye el costo del artículo, incluidos los impuestos, el motivo de la compra, la fecha y el proveedor. Luego recibe un reembolso por la compra del fondo de caja chica.
Mercado abierto
Las compras en el mercado abierto no requieren un proceso de licitación, pero a menudo requieren la aprobación de un departamento de compras porque el precio de los bienes está por encima del límite de caja chica. Un solicitante realiza una solicitud de bienes, a veces nombra a un proveedor específico, y si la solicitud se aprueba, realiza la compra directamente del proveedor. Puede darse una vuelta y recibir cotizaciones de precios verbales de los proveedores, pero no tiene que hacerlo y puede elegir al vendedor por sí misma.
Licitación del solicitante
Una empresa establece un límite de compra para determinar cuándo el solicitante manejará la mayor parte del proceso de licitación de compra y cuándo lo hará el departamento de compras. Si el costo de los productos está por debajo de ese límite y es necesario un proceso de licitación, el solicitante compila una lista de ofertas de los proveedores y las envía al departamento de compras, que selecciona al proveedor con la mejor oferta. El proceso de licitación del solicitante puede incluir un marco de tiempo para aceptar ofertas.
Licitaciones del departamento de compras
Cuando el costo de los bienes o servicios supera el límite de compra, el departamento de compras se encarga de la mayor parte del proceso de licitación de compra, con la asistencia del solicitante. El solicitante explica por qué necesita los bienes y el departamento de compras solicita ofertas de los proveedores por un número determinado de días. Una vez que el tiempo expira, el departamento de compras selecciona al proveedor con la mejor oferta.
