Los procedimientos de oficina son el estándar aceptado para hacer negocios dentro de un lugar de trabajo específico. Dichos estándares pueden variar según la industria, la carga de trabajo, la ubicación geográfica, la profesionalidad de la oficina o el tamaño de la empresa. Por ejemplo, los procedimientos de oficina en una práctica médica, dental o legal serán muy diferentes a los de una empresa de construcción, venta minorista o importación. Sin embargo, hay algunas "normas" para los procedimientos de oficina en todas las industrias.
Procedimientos Telefónicos
Todas las oficinas requieren modales telefónicos profesionales y corteses. Responda el teléfono con prontitud, hable de forma clara y educada, y nunca deje a la persona que llama en espera más de unos pocos segundos sin volver a la llamada, incluso si todo lo que se dice es: "Todavía estoy trabajando en su solicitud".
Tome mensajes para los trabajadores que están fuera de la oficina o no están disponibles. Registre claramente el nombre, la fecha, la hora y el número de teléfono de la persona que llama, junto con el propósito de la llamada, si se da. Cuando haya instalado un sistema de correo de voz, pregúntele a la persona que llama si le gustaría dejar un correo de voz y luego transfiérala al sistema de correo de voz. Es descortés transferir una llamada sin informar a la persona que llama antes de la transferencia.
Gestión de registros
Los detalles para la administración de registros varían mucho de una oficina a otra, pero los detalles de todas las operaciones comerciales deben mantenerse de manera ordenada y profesional. Guarde copias de todos los recibos, facturas, estados de cuenta, órdenes de trabajo, propuestas, estimaciones de trabajo, correspondencia, informes y cualquier otro documento producido por la empresa.
Cree archivos para cada proveedor, cuenta del cliente, venta o proyecto, según las especificaciones de la empresa. Etiquete claramente todas las carpetas y guárdelas en un lugar de fácil acceso donde puedan recuperarse rápidamente cuando sea necesario. Estos son requisitos para la gestión adecuada de cualquier negocio, independientemente de la industria.
Manejo y distribución de correo
La administración del correo entrante y saliente también variará según la oficina, pero tratará todo el correo como correspondencia importante y lo manejará con prontitud, especialmente la correspondencia con clientes y clientes.
Abra y envíe el correo al departamento o empleado correspondiente, según los procedimientos específicos de la empresa. Nunca abra el correo sellado "personal". Si el correo entrante se abrirá antes de la distribución, deslice el sobre al reverso de la correspondencia en caso de que necesite una dirección o información del remitente.
Pese el correo saliente, si es necesario, y fije la cantidad adecuada de franqueo a la esquina superior derecha. Si el correo es recogido por un cartero, colóquelo en el lugar de salida adecuado para que lo recojan. Si se lleva a la oficina de correos local, coloque todas las letras en una caja para facilitar el transporte. Pegue con cinta adhesiva todos los paquetes de forma segura y etiquételos claramente para una entrega adecuada.
Computadoras y Tecnología
Asegurar que los datos de la computadora estén protegidos adecuadamente es importante en la oficina de hoy, que depende en gran medida de esa información. Practique procedimientos básicos de seguridad para salvaguardar archivos de computadora y hardware.
Para proteger documentos y software, cree una copia de seguridad diaria de todos los archivos de computadora en un sitio de Internet que ofrezca dicho servicio, o en una unidad flash separada o un disco Zip. Tenga cuidado al descargar archivos y software desde Internet. Mantenga una programación de protección contra virus en ejecución siempre que una computadora esté encendida, y mantenga la base de datos de virus actualizada ya que continuamente surgen nuevas amenazas.
Proteja los herrajes con un protector contra sobrecargas fuerte y confiable. Apague las computadoras por la noche cuando nadie las esté usando y desenchufe los componentes electrónicos durante las fuertes tormentas eléctricas.
