La compra es un departamento dentro de la división financiera de una empresa que garantiza que los suministros y materiales requeridos por otros departamentos se adquieran de manera eficiente. Todo lo pedido para cada departamento debe pasar por el departamento de compras. Aunque las compañías tienen diferentes pautas de compra, todas las compañías tienen procedimientos de compra estándar.
Ordenes de compra
Cada servicio, material o suministro solicitado por cada departamento debe presentarse como una orden de compra. Esta orden de compra es un número contable para garantizar que se pague la cantidad correcta al proveedor o proveedor. El número también rastrea el pedido para asegurarse de que se reciba de manera oportuna, así como en la calidad y cantidad deseadas necesarias. La orden de compra también es utilizada por el proveedor o proveedor al facturar a la empresa después de la entrega del pedido.
Cotizaciones de compra
El departamento de compras es responsable de encontrar el producto, servicio o suministros solicitados. Un agente de compras encuentra diferentes proveedores, solicita cotizaciones y decide qué proveedor satisface las necesidades de las solicitudes del departamento. El procedimiento de compra describe el proceso mediante el cual el departamento de compras realiza solicitudes de cotización de proveedores y proveedores. Cada gerente de departamento debe informar al departamento de compras sobre el artículo exacto requerido, los detalles de los artículos deseados y la cantidad necesaria para operar el departamento respectivo.
Procedimiento de Monitoreo
Una vez que los departamentos le han dado al departamento de compras la información sobre el servicio, los suministros o el material requerido, el agente de compras supervisa el pedido durante todo el proceso. El agente de compras asignado al pedido debe hacer un seguimiento con el proveedor en caso de que haya un cambio o actualización y supervisar el pedido hasta que se haya recibido. Después de que se haya recibido el artículo, el departamento de compras garantiza que el pedido sea correcto y dentro de las especificaciones contratadas.
