Las políticas y los procedimientos claros y bien escritos aseguran que las operaciones diarias reflejen su visión comercial y su misión a largo plazo. También crean un marco para tomar decisiones consistentes y justas, y trabajan para proteger los intereses legales de su negocio. El proceso de adopción, que generalmente consiste en revisar, probar, modificar y ratificar, es fundamental para garantizar que las políticas y los procedimientos mejoren en lugar de obstaculizar la posibilidad de cumplir estos objetivos.
Revisar los borradores de políticas y procedimientos
La fase de adopción, que es la tercera etapa del ciclo de vida de la política y los procedimientos, comienza con una revisión exhaustiva. En muchas empresas, el equipo de administración realiza una revisión inicial antes de aprobar las resoluciones propuestas para su modificación, prueba o aprobación. Mire para ver si una política propuesta se vincula con un objetivo estratégico y si los procedimientos se vinculan con una política principal. Además, asegúrese de que la verborrea sea comprensible y se dirija a la audiencia deseada. Envíe cualquier escritura que no pase la revisión inicial al escritor para su revisión.
Establecer reglas de retroalimentación
Cree reglas, incluidas las fechas límite, para proporcionar comentarios sobre modificaciones o completar solicitudes de revisión. Todo lo que se envíe después de una revisión inicial debe incluir la retroalimentación apropiada, no una declaración como "sin opinión". Por ejemplo, requiere que la retroalimentación comience con declaraciones como "el borrador requiere modificaciones menores" o "el borrador es inaceptable y necesita ser significativo". los cambios serán efectivos ”. Siga estas declaraciones iniciales con cambios específicos o recomendaciones de revisión.
La fase de prueba
Implementar la política y los procedimientos asociados utilizando una audiencia limitada y un tiempo específico. La mayoría de las veces, la audiencia es el departamento o los usuarios más directamente afectados. El marco de tiempo debe ser lo suficientemente largo como para evaluar el efecto en las operaciones diarias y cualquier posible repercusión. Instruya a los gerentes y empleados afectados para que proporcionen retroalimentación sobre si la resolución es efectiva o si los cambios pueden hacer que una resolución sea más efectiva, más eficiente o más en línea con una directiva de cumplimiento.
Ratificar e implementar
La ratificación es el paso final en la aprobación de políticas y procedimientos. Para una pequeña empresa con una estructura organizativa plana y pocos tomadores de decisiones, esto puede ser tan simple como la firma del propietario de la empresa y la instrucción de recursos humanos para insertar la resolución en el manual del empleado. Para una empresa mediana o grande, la ratificación generalmente involucra una revisión y discusión final, seguida de un voto de resolución. Una vez aprobadas, las políticas y procedimientos pasan a la fase de implementación.
