Un sistema de numeración para políticas y procedimientos ayuda a los usuarios a navegar a través de un manual en papel o en línea. Un sistema estandarizado proporciona una organización lógica y garantiza que un usuario pueda encontrar información sin tener que escanear cada página y encabezado. La organización departamental y un sistema de numeración numérico o alfanumérico son formas simples pero efectivas de asegurarse de que una política o procedimiento solo pueda tener una ubicación posible en el manual.
Diseño de políticas y numeración de páginas
Organice las políticas alfabéticamente, incluyendo cada una como un capítulo separado, y numere cada capítulo usando un número compuesto, como 1.0 y 2.0. Por ejemplo, si la política del departamento de recursos humanos ocupa el capítulo cinco, use "5.0 - Recursos humanos" como título del capítulo. Numere las páginas dentro de cada capítulo en orden secuencial, no en orden secuencial desde el principio hasta el final del manual.
Numeración Para Procedimientos
Cree números para los procedimientos agregando números de capítulos. Por ejemplo, si “5.0 - Recursos humanos” incluye seis procedimientos, numérelos de 5.1 a 5.6 e incluya el nombre de cada procedimiento. Use sangría, letras minúsculas y números romanos en minúsculas para identificar pasos y subpasos dentro de cada procedimiento. Por ejemplo, si los procedimientos de terminación ocupan la posición 5.2, use las letras "a, byc" para identificar los pasos para despedir a un empleado. Si alguno de estos pasos incluye subpasos, identifíquelos usando números romanos en minúsculas, como "i, ii, iii".
Consideraciones del sistema de numeración
Aunque un buen sistema de numeración permite revisiones, no es completamente infalible con respecto a las adiciones. Si es posible, arme el manual y cree el sistema de numeración solo después de que haya terminado de crear todas las políticas y procedimientos necesarios. De lo contrario, deberá agregar nuevas políticas al final del manual o volver a numerar todo para mantener el orden alfabético.
