El mapeo de información es un método de documentación claro y efectivo para las empresas que ya han desarrollado sus procedimientos, políticas y documentos de respaldo. Las empresas que recién comienzan a formalizar sus procedimientos también pueden beneficiarse del método de documentación de mapeo de información. La asignación de información simplifica la documentación al evitar la duplicación de instrucciones o información en todos los procedimientos. También proporciona un formato para organizar la información dentro de un documento para que sea más fácil de entender. La conversión de la documentación de su empresa a un formato de mapa de información se puede hacer en unos pocos pasos sencillos, aunque lentos.
Revise toda la documentación de la compañía y organice sistemáticamente el contenido en categorías que contengan instrucciones similares. Refine el contenido de la categoría eliminando conflictos y duplicaciones.
Por ejemplo, muchos procedimientos tienen una sección de responsabilidades. Para este tipo de contenido compilaría toda la información del tipo de "responsabilidades" en toda la documentación. Al hacerlo, puede ver conflictos en las responsabilidades o áreas donde una responsabilidad se superpone a otra. A partir de aquí, optimice el contenido para eliminar duplicaciones o conflictos. Otro contenido similar a considerar incluye definiciones y precauciones de seguridad.
Cree documentos centrales u otros repositorios de información controlados por revisión para cada tipo de contenido.
De vuelta a nuestro ejemplo de responsabilidades, cree un documento que enumere el contenido de responsabilidades que refinó en el último paso. Asegúrese de consultar los procedimientos donde se llevan a cabo las responsabilidades. Esto asegura que la documentación está correctamente interrelacionada.
Ahora que el contenido similar se reubica en un documento central, el contenido antiguo puede eliminarse de los procedimientos originales. Elimine el contenido antiguo de los procedimientos originales, haciendo referencia al nuevo documento de referencia central.
Actualice el contenido restante de la documentación durante el proceso de revisión a un formato de información mapeada. Organice el contenido del documento agrupando la información pertinente. Incluir sub-encabezados. Use tablas cuando sea posible para poder visualizar mejor el contenido. Establezca las mejores prácticas incluyendo todos los conocimientos o pasos tribales que los empleados normalmente realizan pero que no se han documentado en el procedimiento.
Consejos
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El mapeo de información varía de simple a complejo y puede mejorarse aún más al incluir comentarios mensurables para la administración. Para una implementación más compleja, los servicios profesionales de establecimientos como la empresa fundadora Information Mapping, Inc. pueden emplearse para optimizar sus procedimientos mapeados o no mapeados. (Ver recursos)
