Pasar de la contabilidad manual a la computarizada es un proceso paso a paso que se puede lograr de manera fácil y eficiente. Si es el final del año fiscal, puede comenzar con el comienzo del nuevo año fiscal. No es necesario ingresar datos de períodos anteriores, excepto los estados financieros de fin de año. Si no es el final del año, debe decidir si desea esperar hasta el final del año o ingresar al sistema todos los datos detallados hasta ese momento del año.
Investigue y decida sobre el equipo informático que necesitará para su sistema de contabilidad computarizado. La mayoría de las PC de hoy en día tienen la capacidad de un paquete de contabilidad estándar para una pequeña empresa. Asegúrese de que su computadora tenga un disco duro con varios gigabytes de espacio de almacenamiento. A medida que pase el tiempo, sus registros computarizados crecerán y usted querrá que la computadora dure algunos años. También querrás programas de procesamiento de textos y hojas de cálculo, así como capacidades de Internet y correo electrónico.
Configure su equipo informático y establezca su conexión a Internet. Este paso es importante porque todos los paquetes de software de contabilidad tendrán ayuda en línea disponible si tiene un problema. También como parte de la configuración de su computadora, establezca un medio para hacer una copia de seguridad de sus archivos. Debe hacer una copia de seguridad de sus datos todos los días o incluso más a menudo cuando trabaje en algo crítico. Los archivos se pueden copiar fácilmente en unidades portátiles. Es importante darse cuenta de que un sistema de contabilidad es una base de datos desde la cual se recupera la información cuando es necesario.
Investigue y decida qué paquete de software de contabilidad es el mejor para su negocio. La mayoría de las pequeñas empresas lo hacen bien con un paquete de software listo para usar, como QuickBooks o Peachtree.
Configure el paquete de software siguiendo los menús incorporados. Establezca un plan de cuentas para su libro mayor. Configure sus cuentas bancarias y agregue la información necesaria sobre sus proveedores y sus clientes.
Ingrese los datos de transacción detallados necesarios para actualizar los libros computarizados. Deberá ingresar los estados financieros de fin de año del año anterior como sus saldos iniciales para el año en curso. Luego ingrese los datos de transacción detallados para cada mes del año en curso hasta que esté actualizado. Si es el final del año, simplemente configure los saldos iniciales para el nuevo año y continúe, ingresando los datos contables a medida que ocurren las transacciones y los eventos. Ahora está operando en un sistema de contabilidad computarizado.
Decida si desea que los estados financieros del año anterior ingresen al sistema. Para proporcionar el historial en los registros computarizados, puede agregar los estados financieros de años anteriores. Puedes hacerlo mensualmente, trimestralmente o anualmente remontándonos a varios años. No es necesario agregar los datos detallados de la transacción al historial, pero debe haber un rastro que se remonta a los registros manuales.
