Las empresas deben mantener registros precisos de compras, gastos, dinero adeudado y otros factores contables. Tradicionalmente, las empresas rastreaban los registros contables manualmente, lo que podía llevar mucho tiempo y ser costoso completarlos. A medida que las empresas recurren cada vez más a sistemas de contabilidad computarizados, puede comenzar a preguntarse si esta es la decisión financiera correcta para su empresa. Conozca los pros y los contras de la contabilidad computarizada para determinar si puede ayudar a que su negocio crezca.
Exactitud
La contabilidad computarizada reduce el margen de error humano, creando menos errores y una mayor precisión en el seguimiento de las finanzas de su negocio. Dado que las computadoras realizan funciones contables básicas, hay menos posibilidades de que los errores humanos simples causen graves problemas contables. La precisión es una de las principales ventajas de la contabilidad computarizada, ya que las empresas deben confiar en los cálculos correctos para tomar decisiones comerciales informadas.
Acceso
El aumento del acceso es otro profesional relacionado con la contabilidad computarizada.Tener registros precisos y rastreables aumenta la credibilidad con inversionistas externos y socios comerciales; Las empresas pueden compartir de manera segura y eficiente los registros seleccionados con las partes relevantes al compartir un enlace, un código de acceso o un archivo electrónico. Los datos de numerosos departamentos de la compañía se pueden compartir fácilmente para lograr una mayor transparencia y un mayor acceso a la información durante la toma de decisiones. Más de una persona puede ver y manipular los registros contables computarizados sin el riesgo que implica realizar varias copias de documentos financieros confidenciales.
Responsabilidad
Otro pro para la contabilidad computarizada es una mayor responsabilidad. Cuando se guardan los archivos de contabilidad y se hacen copias de seguridad electrónicamente en un disco duro externo o en un sistema informático externo, existe menos riesgo de que los registros se destruyan o se pierdan en un incendio, daños por inundaciones o frenesí de limpieza. Los registros comerciales precisos y bien mantenidos pueden ahorrarle tiempo y dinero durante las auditorías, ya que la información debe estar fácilmente disponible.
Límites
Sin embargo, la contabilidad computarizada tiene sus límites. Una desventaja relacionada con la contabilidad computarizada es que, si bien los programas de software pueden estar equipados para ejecutar evaluaciones sofisticadas de registros financieros, aún necesitará un humano con conocimientos de negocios que entienda el software y sus capacidades lo suficiente como para autorizar informes. La precisión sigue siendo un problema cuando los seres humanos aún deben ingresar datos en los campos requeridos. Las comas o puntos decimales mal colocados pueden provocar errores de contabilidad graves a pesar de los mecanismos de software diseñados para detectar errores.
Dinero
Otro problema asociado con la contabilidad computarizada es el costo de comprar suficientes computadoras y software de contabilidad. El dinero que se ahorra al pagar a los empleados largas horas para registrar manualmente la información contable se puede perder fácilmente en comparación con el alto costo de los contadores altamente capacitados que están familiarizados con el software. Las compañías de software regularmente salen con sistemas de contabilidad nuevos y actualizados que pueden ser costosos pero que se consideran necesarios debido a la vulnerabilidad a fallas del sistema o accesibilidad de hackers en versiones anteriores.
