Un gerente de proyecto mantiene reuniones con miembros internos del equipo del proyecto regularmente para discutir sus proyectos actuales. Además, un gerente de proyecto puede facilitar reuniones con las partes interesadas del proyecto, la gerencia ejecutiva y los clientes para iniciar un proyecto y puede mantener reuniones continuas para proporcionar actualizaciones sobre sus proyectos y responder preguntas sobre líneas de tiempo y presupuestos. La preparación para cada reunión del proyecto es clave para hacer un uso beneficioso tanto de su tiempo como del de los asistentes a la reunión.
Invite a los individuos apropiados a la reunión del proyecto. Determine los objetivos que debe cumplir en la reunión en función de los invitados. Si se reúne con los miembros del equipo del proyecto, puede establecer objetivos para obtener actualizaciones de estado, resolver problemas internos y hacer que los miembros del equipo compartan información entre sí sobre el proyecto. Si se reúne con partes interesadas, ejecutivos y clientes del proyecto, su objetivo es proporcionar actualizaciones de hitos generales y responder preguntas.
Solicite los temas de la agenda a los invitados varios días antes de la reunión. En lugar de esquivar una bola de curva sorpresa en la reunión, haga preguntas y temas de discusión a las personas relacionadas con el proyecto. Esto le dará tiempo para prepararse e invitar a otros que puedan apoyarlo en la reunión. Anticipe lo que los invitados querrán escuchar y discutir sobre el proyecto. Por ejemplo, si sabe que los clientes desean hablar sobre materiales de marketing, obtenga actualizaciones de su departamento de comunicaciones e invite a un representante a la reunión.
Crear una agenda formal de reuniones de proyectos. Enumere los detalles de la reunión, como el nombre de la reunión, la fecha, la hora, la ubicación y el número de la llamada de conferencia en la parte superior de la página. Haga una lista de los temas de la agenda, como el estado de los hitos del proyecto; el estado de las áreas de negocios funcionales, tales como TI, mercadotecnia, legal y otros departamentos relevantes; presupuesto del proyecto; próximos pasos; y cualquier tema sugerido por otros.
Envíe a todos los invitados una invitación y una agenda para la reunión electrónica. Incluya un plan de proyecto o informe de estado para acompañar su discusión sobre el estado y la línea de tiempo. Envíe la invitación lo antes posible y haga un seguimiento de la agenda y los documentos adjuntos al menos uno o dos días antes de la reunión. Esto permitirá a sus invitados revisar los documentos y prepararse con anticipación.
Consulte la logística de la reunión, como las reservas de salas de conferencias y la configuración de la sala, varios días antes de su reunión. Pruebe el número de su llamada de conferencia y los inicios de sesión de la reunión web, según corresponda, para asegurarse de que estén funcionando y sean de fácil acceso. Como es probable que los asistentes trabajen en múltiples tareas, no querrá perder el tiempo con números de teléfono y enlaces web defectuosos.
