La agenda de una reunión de negocios se utiliza para comunicar asuntos importantes que se tratarán en una reunión. Este documento permite a todos los participantes prepararse adecuadamente para los temas de la reunión.
La agenda de una reunión de negocios debe responder ciertas preguntas: ¿Cuál es el tema de discusión? ¿Por qué debería ser discutido? ¿Quiénes participarán en la discusión? ¿Quién está a cargo de ciertos temas? ¿Cuánto tiempo se discutirá el tema en la reunión?
Artículos que necesitarás
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Cree un nuevo documento con Agenda de reuniones como título y nombre de archivo. Para su comodidad, es posible que desee formatear su nombre de archivo de esta manera: Agenda de la reunión_YYYY_MM_DD. De esta manera, cuando mire sus carpetas, será fácil encontrar cualquier agenda específica.
Ingrese la fecha de la reunión, el lugar y los nombres de las personas que asisten a la reunión. Esta información será crucial, especialmente en el seguimiento del progreso de un determinado tema, proyecto o problema.
Cree una tabla con 5 columnas, titulada "Agenda de la reunión de negocios en (fecha de la reunión)".
Escriba "Tema" como el primer título de la columna. Luego ingrese cada tema de la reunión para ser discutido.
Clave "Objetivos / Objetivos" como el título de la segunda columna. Indique brevemente el resultado final deseado para cada tema durante la reunión.
Escriba "Equipo" como el título de la tercera columna. Tenga en cuenta a las personas que serán responsables de presentar el tema o hablar en su nombre. Si un tema tiene un líder de equipo, asegúrese de anotarlo también.
Clave “Estrategia” como título de la cuarta columna. Haz una lista de cómo planeas abordar el tema. Los ejemplos incluyen "lluvia de ideas" para generar ideas, "revisar" para revisar un resultado o proyecto seleccionado, "decisión" si es necesario tomar una decisión o "información" si es necesario compartir información general.
Escriba "Tiempo" como el título de la quinta columna. Indique la cantidad de minutos que cada tema se asignará para la discusión. Esto es necesario para mantener un buen flujo de ideas en la sala de reuniones y para proporcionar estructura a su reunión.
Guarde su documento después de ingresar toda la información conocida en cada fila.
Consejos
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Una tabla es solo una forma básica de organizar los temas para discusión en una reunión. Usted es libre de dar formato a la agenda de su reunión de negocios de manera diferente, siempre y cuando los elementos dados estén todos incluidos.
Es importante dedicar suficiente tiempo para discutir sus temas seleccionados, pero no demasiado tiempo, de lo contrario las discusiones tienden a continuar. Pregunte a los presentadores cuánto tiempo necesitarán para presentar sus temas.
Asegúrese de que todos los asistentes a la reunión reciban la agenda al menos un día antes de la reunión propuesta. Esto le dará a todos tiempo para prepararse y permitirá cualquier revisión de la agenda si es necesario.
