La detección de llamadas es un arte. No solo tiene que saber qué llamadas hacer frente a la pantalla y cuáles pasar, sino que debe tener la suficiente delicadeza para redirigir las llamadas con gracia o solicitar que la persona que llama vuelva a intentarlo más tarde. Las habilidades necesarias para esta tarea incluyen tener la capacidad de tomar mensajes detallados y mantenerse lo suficientemente organizado para archivar, hacer un seguimiento o distribuir esos mensajes de manera eficiente.
Obtener información pertinente
Al responder una llamada, obtenga la mayor cantidad de información pertinente de la persona que llama como sea posible. Anote el nombre y la compañía de la persona que llama y el nombre de la persona a la que llama. Trate de determinar la naturaleza de la llamada. Simplemente pregunte: "¿Puedo decirle al Sr. X la naturaleza de su llamada?" Esto le ayuda a determinar si el Sr. X querrá atender la llamada.
Haz juicios sabios
Si sabe que el Sr. X no atiende las llamadas de los abogados, puede informar cortésmente a la persona que llama solicitando esto y finalizar la llamada cortésmente. Si recibe una llamada fría de un socio comercial, pregúntele al Sr. X si desea contestar la llamada. Si no lo hace, diga educadamente que el Sr. X no está disponible y tome un mensaje detallado.
No hagas promesas vacías
Si no está seguro de si la persona a la que llama se devolverá la llamada, no se tome la libertad de prometer dicha devolución de llamada. Solo recuerde, cuando haga una prueba de llamadas, que su trabajo es obtener la mayor información posible de la persona que llama. Lo que pasa más allá de ese punto no es tu preocupación. La detección de llamadas implica simplemente enviar llamadas pre-aprobadas y recibir mensajes para todos los demás.
