Los recepcionistas son a menudo el primer punto de contacto con el que se encuentran los clientes cuando entran en su lugar de negocios o hablan cuando llaman. Las primeras impresiones son importantes, por lo que encontrar una recepcionista con la mejor combinación de profesionalidad, competencia y amabilidad ayudará en gran medida a establecer su negocio como una operación bien dirigida.
Benchmarking las Cualidades
La empresa de gestión de recursos humanos The Rainmaker Group recomienda adoptar un enfoque sistemático para identificar las características clave de una recepcionista de calidad antes de comenzar el proceso de entrevista y contratación. Debido a que las recepcionistas suelen ser el primer punto de contacto del mundo exterior, el mensaje que envía la recepcionista debe coincidir con su imagen corporativa. De acuerdo con Rainmaker, el estilo de comportamiento, los valores y los motivadores de una recepcionista, junto con las habilidades personales y las cualidades personales, son muy importantes. Si bien el profesionalismo y la competencia son siempre importantes, las cualidades personales deseadas pueden diferir entre una galería de arte y una firma de abogados, por ejemplo.
Comportamiento valorado
Si bien la imagen corporativa es importante, todos los recepcionistas de calidad comparten características de comportamiento particulares que los hacen miembros efectivos del equipo. Primero, los recepcionistas deben centrarse en el cliente, incluidos los clientes que también son compañeros de trabajo. Los recepcionistas también deben disfrutar hablando con la gente, y no les importan las interrupciones frecuentes, como un teléfono que suena o un visitante de la oficina. Además, un recepcionista también debe poder mantener su ambiente de trabajo ordenado y limpio; mantenerse organizado lo ayudará cuando lo llamen para realizar dos tareas a la vez, algo que ocurre comúnmente en la recepción. Las buenas habilidades de comunicación, incluida la capacidad de escribir y hablar con claridad y con la dicción adecuada, también son esenciales, según Genius Center, una organización de apoyo empresarial.
Automotivación
Una recepcionista eficaz debe centrarse en hacer las cosas de la manera correcta, de acuerdo con Rainmaker, y de una manera que se ajuste a la cultura y el estándar de la empresa. Una recepcionista no solo debe aprender rápidamente cómo funcionan las cosas, sino que también debe concentrarse en equilibrar una tarea con administrar su propio tiempo de manera inteligente. Aprender sobre el negocio, incluido el dominio frecuente de nuevas tareas y el lanzamiento en donde más se necesita, hace que la recepcionista sea un activo valioso. Si bien estas habilidades pueden no ser parte de la descripción oficial del trabajo, son estas cualidades las que distinguen a una recepcionista efectiva de una ineficaz.
Habilidades personales
Los recepcionistas deben trabajar con poca supervisión y deben poder tomar decisiones diplomáticas centradas en el cliente, a menudo bajo presión, sin que sus plumas se vean alteradas. Como resultado, los mejores recepcionistas suelen ser flexibles y tienen excelentes habilidades de planificación y organización. También tienen tacto; tenga en cuenta que un cliente enojado puede expresar sus sentimientos por la recepcionista primero, y una recepcionista que puede aliviar la frustración puede ahorrarle muchos dolores de cabeza a la gerencia. Por lo tanto, buenos modales con tacto son esenciales.
