Si un empleador tiene solo un trabajador, todavía es responsable de pagarle al empleado de manera precisa y puntual. También debe retener el impuesto sobre la renta apropiado y pagarlos oportunamente al gobierno. El empleador puede configurar la nómina para un empleado usando varias formas diferentes. Dependiendo de su nivel de comodidad con la nómina, puede elegir el método apropiado.
Establecer un sistema de nómina manual. Un sistema de nómina manual se realiza completamente a mano, incluidos los cálculos de salarios e impuestos, el mantenimiento de registros y la presentación de informes y declaraciones de impuestos. El margen de error es alto con un sistema manual porque se realiza completamente a mano. Sin embargo, si solo hay un empleado, es posible tener una nómina precisa siempre y cuando esté completamente verificada.
Para configurar un sistema de nómina manual, cree una hoja de cálculo de Excel anual para registrar el tiempo trabajado del empleado. Separa la hoja de cálculo por semanas. Ingrese las horas trabajadas por día y tenga un total para cada semana. Durante el procesamiento de la nómina, pague al empleado las horas trabajadas de acuerdo con su frecuencia de nómina (por ejemplo, semanalmente o cada dos semanas) a su tasa de pago acordada. Para calcular sus impuestos federales, use su Formulario W-4 y las tablas de impuestos de retención del IRS del año en curso (Circular E).
Puede imprimir el cheque en una máquina de escribir. Use uno con una función de borrado e incluya un recibo de pago debajo del cheque real que describe los detalles de pago. Registre los detalles de la paga del empleado por cada período de pago en un diario de nómina. Haga sus depósitos de impuestos al gobierno federal y estatal de acuerdo con sus requisitos. Emitir un W-2 anual al empleado y al gobierno.
Utilice un servicio de nómina. Si prefiere no cumplir con los deberes de nómina, puede subcontratar su nómina a un servicio de nómina. Muchos servicios de nómina no limitan la cantidad de empleados que procesan. Por una pequeña tarifa, manejarán todo el procesamiento de su nómina, incluida la emisión del cheque de pago del empleado, el formulario W-2 y la presentación de los impuestos correspondientes.
Utilice software de nómina. Puede configurar la nómina para un empleado que utilice el software de nómina, como Quickbooks o un software de contabilidad con una función de nómina adjunta. El uso del software de nómina le permite simplemente ingresar la información relevante para el empleado, como nombre, número de Seguro Social, dirección, tasa de pago, frecuencia de pago e información de impuestos. El sistema computará los salarios e impuestos a pagar. También generará el cheque de pago. Además, el sistema almacena registros de nómina y toda la información que necesita para declarar sus impuestos. Este es un método conveniente si desea configurar y procesar la nómina para el empleado usted mismo.
