Cuando se invita a su empresa a responder a una solicitud de propuesta, un posible cliente lo invita a presentar una respuesta formal que indique cómo cumplirá un contrato. Si bien a los posibles oferentes a menudo no se les exige que rechacen oficialmente dichas invitaciones, siempre debe comunicar sus intenciones por escrito, así como a través de canales no oficiales.
Hacer una oferta o no hacer una oferta
Antes de que una empresa decida rechazar una RFP, una revisión interna de la RFP es un paso prudente. Las razones internas prácticas para rechazar incluyen el precio del proyecto, la programación y la falta de experiencia con respecto a los servicios o productos solicitados. Sin embargo, las razones externas de su empresa para el declive deben expresarse de manera diplomática: la posibilidad de una futura relación comercial nunca debe pasarse por alto.
Respuestas oficiales y no oficiales apropiadas
Cada proceso de RFP puede tener requisitos únicos sobre cómo rechazar oficialmente el envío de una propuesta. Por ejemplo, algunas RFP incluyen una fecha específica "sin oferta"; en tales casos, debe hacer todo lo posible para transmitir su intención de rechazar su participación en el proceso de la propuesta en la fecha prescrita en la RFP. Este es un paso particularmente importante para manejar adecuadamente si inicialmente solicitó que su empresa se incluya en el proceso de RFP.
La RFP debe contener una lista de personas con las que debe comunicarse para rechazar una RFP, y debe notificar a una o más de estas personas por correo. Métodos de comunicación informales como el teléfono y el correo electrónico también son recomendables. Con el fin de mejorar las oportunidades de negocios futuras, debe intentar decir no con gracia; a veces se lo denomina "no" a la tarea mientras dice "sí" a la persona. Este es un enfoque inteligente para tomar cuando está rechazando una RFP.
