Encontrar maneras de reducir los gastos de oficina sin sacrificar la calidad del servicio o desmoralizar al personal es un desafío al que se enfrentan muchas empresas, especialmente las pequeñas o aquellas que pueden tener dificultades financieras. Sin embargo, hay una serie de ideas para ahorrar dinero para la oficina que pueden terminar no solo reduciendo costos, sino también mejorando la productividad y haciendo que su oficina sea más ecológica.
Ir sin papel
Considere cuánto papel pasa su oficina en un mes, en una semana, en un solo día. Evalúe cuánta de la información que está anotando en un papel podría ser puesta en un sistema de archivo de computadora. Aunque los costos iniciales de inicio (es decir, las computadoras, el software) pueden ser más altos, a la larga, ahorrará dinero en papel. Si su compañía trata con una gran cantidad de documentación confidencial, también ahorrará dinero en los costos de trituración y en las instalaciones de almacenamiento seguro para los registros.
Mueble
Los muebles de oficina renovados o de segunda mano pueden ahorrarle mucho dinero cuando llega el momento de amueblar su oficina, e incluso pueden darle carácter a su ambiente de negocios. También puede comprar muebles de oficina usados a través de subastas gubernamentales o de otras empresas que están cerrando o reubicándose. Si es hábil, puede incluso desear comprar piezas que no sean perfectas y pintarlas usted mismo.
Suministros
Cuando ordena suministros de oficina, ya sean bolígrafos y notas adhesivas o una nueva impresora, vale la pena darse una vuelta. Compare precios en tiendas de suministros de oficina con grandes minoristas de descuento como Walmart o Target. Además, busque a los mayoristas locales que atienden a las empresas para que compren productos reemplazados frecuentemente a granel.
Teletrabajo
Si es posible, considere permitir que los empleados trabajen a distancia. Esto no es muy efectivo si no permite el teletrabajo casi todo el tiempo ya que todavía tiene que mantener una oficina. Si no hay una oficina que mantener, no tiene costos generales en esa área. Incluso el soporte de un centro central pequeño de cuatro o cinco personas es menos costoso que administrar una oficina grande para 20 o más empleados.
Vendedores
Busque en los proveedores de envíos, servicios de limpieza o personal temporal. Muchos proveedores ofrecerán descuentos para clientes leales o igualarán los precios de la competencia. Alternativamente, evalúe la cantidad de servicios que está utilizando y si puede reducirlos en cualquier lugar. Por ejemplo, haga que limpien su oficina dos veces por semana en lugar de tres veces.
