En un día y edad de tecnología, procesos de redundancia, terabytes, gigabytes y copias duplicadas de información, la gestión de registros es una práctica mundana pero crítica que todas las organizaciones deberían haber definido. Cada vez más a menudo, el enfoque para mantener archivos de datos se está convirtiendo en el pan y la mantequilla de una buena toma de decisiones de negocios.
Lo que implica la gestión de registros
La gestión de registros implica múltiples áreas de recopilación de datos, almacenamiento y, finalmente, destrucción adecuada. La ciencia se divide en múltiples categorías: entrada y recopilación, almacenamiento, redundancia y copia de seguridad, y reducción. La entrada y la recopilación establecen protocolos para que los empleados sigan cómo se crean los datos y el sistema de archivo que debe seguir para recuperarlos más tarde. También especifica qué se debe mantener y qué no. El almacenamiento puede incluir tanto archivos impresos como electrónicos, y establece parámetros sobre qué medios de almacenamiento están permitidos y cuáles no (es decir, unidades de disco duro frente a carpetas de papel frente a redes o unidades flash). La redundancia y el respaldo implican mantener copias de seguridad de información importante en caso de desastre. Y finalmente, la reducción especifica los métodos permitidos para la destrucción y eliminación de datos de los sistemas empresariales.
Asistencia estadística a la toma de decisiones.
La gestión de registros permite una fácil recopilación de estadísticas. Gran parte de la toma de decisiones de negocios se basa en el análisis de tendencias. El análisis de tendencias se desarrolla y se basa en la búsqueda de patrones en información y datos y en la conclusión sobre el comportamiento de esos patrones. Cuanto mejor sea la gestión de la información, mejor será el análisis de tendencias y el conocimiento empresarial relacionado.
Evitar la pérdida de información
Otro componente clave de la administración de registros es prevenir la pérdida de datos. Puede suceder muy fácilmente: se elimina un archivo, se destruye la carpeta incorrecta, un empleado malo sale del edificio con datos confidenciales.
La administración de registros se asegura de que existan procesos preventivos para organizar y archivar la información de manera protegida. Luego se ponen en juego las redundancias, como los sistemas de copia de seguridad y los repositorios de copias múltiples, por lo que si un sistema de archivos se destruye, se puede reemplazar rápidamente por una copia reciente. Finalmente, las medidas de seguridad ayudan a capturar registros que están siendo manipulados, lo que puede poner en peligro el bienestar y los intereses de una empresa.
Beneficios Organizacionales
La gestión de registros mejora la eficiencia. Los datos se encuentran de forma más rápida y fácil, y la toma de decisiones se mejora mediante el análisis inmediato y la recuperación de información. El mantenimiento mejorado de registros reduce el desperdicio de recursos. Se utiliza menos espacio de papel y sistema de almacenamiento cuando se siguen los protocolos adecuados. La destrucción accidental y la pérdida permanente se evitan cuando la administración de registros adecuada garantiza que existen copias de respaldo recientes. La administración de registros también mantiene un rastro en papel para ayudar a defender las acciones de la compañía durante el litigio. Finalmente, la administración de registros ayuda a mantener una buena organización al tratar, responder y atender a clientes o proyectos. Al mantener un sistema organizado de recopilación de información, se pueden recuperar datos e información valiosos cuando sea necesario, específicamente para un cliente o proyecto.
La subcontratación como opción
Muchas empresas desean permanecer dedicadas a sus especialidades principales y no quieren preocuparse tanto por el mantenimiento de los sistemas de datos. En tales casos, puede ser muy beneficioso utilizar un socio o proveedor para mantener y diseñar la gestión de registros para que la empresa cliente solo pueda centrarse en su negocio principal. La administración se reduce a pagar por un servicio que asegura que la información almacenada se recopila y mantiene a medida que el cliente la necesita para tomar decisiones. Muchas compañías más grandes se han movido en esta dirección para ser más eficientes, a veces subcontratando solo servicios de respaldo y otras entregando sistemas de registro completos a proveedores para una mejor administración.
