Las reuniones de los comités desempeñan un papel importante en el manejo de empresas sin fines de lucro y con fines de lucro. Mientras que algunos comités operan de manera informal, con los miembros reunidos según sea necesario para realizar tareas específicas, otros comités son más formales. Algunos tienen responsabilidades legales en cuanto a auditorías financieras, selección de ejecutivos, ofertas de acciones, aprobaciones de miembros y supervisión de seguridad. Es más probable que estos comités adopten una estructura de reunión formal utilizando protocolos como las Reglas de orden de Robert o reglas similares.
Artículos que necesitarás
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Agenda
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Minutos
Prepare y envíe una agenda por escrito al menos una semana antes de la reunión del comité. Todos los miembros del comité necesitan tiempo para revisar la agenda y prepararse para los temas que se tratarán durante la reunión.
Llame a la reunión para ordenar a tiempo. Esto normalmente lo hace el presidente del comité. La secretaria tomará nota de todas las personas presentes en la reunión mientras toman las actas. Llamar a la reunión para ordenar a tiempo anima a las personas a presentarse a tiempo y demuestra respeto por todos los miembros del comité y su tiempo.
Distribuya copias de la agenda y los informes que se presentarán durante la reunión. Si el comité se reúne de manera continua, distribuya copias de las actas de la reunión anterior. Permita que los miembros del comité revisen las actas, la agenda y otros informes. Pregunte si hay comentarios sobre el acta de la reunión anterior y luego pregunte si hay una moción y un segundo para aceptar el acta.
Siga el orden de la agenda para cubrir cada tema durante la reunión. Permitir que se realicen mociones que sean relevantes para el tema de la agenda en discusión. Reconozca a cada miembro que desee hablar sobre una moción. Permita que una persona hable a la vez y déle a cada persona la oportunidad de ser escuchado, si es posible. Solicite una votación sobre la moción cuando se haya completado la discusión. En algunos casos, los miembros propondrán enmiendas y el presidente de la comisión solicitará una votación sobre las enmiendas antes de la moción.
Finalice la reunión cuando se haya completado la agenda o cuando llegue el final programado de la hora de la reunión. El presidente del comité puede suspender una reunión sin moción, segundo o voto. La secretaria registra cualquier asunto incompleto para que pueda incluirse en la agenda de la próxima reunión.
Consejos
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La mayoría de las reuniones formales de los comités requieren un quórum de miembros para que la reunión sea válida. Los estatutos de la organización definirán cómo se logra un quórum. Suele ser al menos la mitad de los miembros.
