El procesamiento de la nómina es una tarea detallada que requiere sólidas habilidades matemáticas y de resolución de problemas. El empleador o el personal de nómina deben garantizar que los cheques de pago de todos los empleados sean precisos y oportunos. En muchos casos, tienen que interactuar con los gerentes y supervisores para garantizar que todos los miembros de la empresa entiendan los procedimientos de procesamiento de la nómina. Para realizar sus tareas de manera eficiente, el personal de nómina debe diseñar un sistema de nómina optimizado, que incluya la documentación de información crítica de nómina.
Documentación de los procedimientos de nómina
Documentar los procedimientos de reloj y tarjeta de tiempo. Muchas compañías con empleados por hora requieren que marquen un reloj de tiempo; otros requieren que completen una tarjeta de tiempo. El salario que reciben los empleados por hora se basa en las horas que figuran en sus tarjetas de tiempo; por lo tanto, cualquier cambio de reloj o tarjeta de tiempo que se esté implementando, debe informarse a todos los empleados por escrito. Puede enviar una nota a los gerentes / supervisores o entregarles una versión impresa de los cambios. Los gerentes / supervisores son responsables de transmitir cualquier cambio necesario a sus empleados.
Imprima un calendario de nómina anual. Antes del final de cada año, revise cuidadosamente las fechas del próximo año para determinar qué fechas ocurrirá el procesamiento de la nómina. Tome nota de los días festivos, días festivos y cualquier otro día festivo de la empresa. Use diferentes colores para resaltar las fechas de envío para los cambios de tarjeta de tiempo y nómina, y las fechas de pago reales. Una empresa de impresión profesional puede ayudarlo a imprimir estos calendarios. Distribuya el calendario de nómina a todos los gerentes / supervisores.
Mantenga un folleto de procesamiento de nómina estándar para el departamento de nómina. El folleto debe incluir todos los pasos de procesamiento de la nómina. Por ejemplo, si su compañía tiene un programa de pago quincenal, formule el folleto para que indique exactamente cómo se realiza el procesamiento de la nómina quincenal desde el inicio del período de pago hasta el final. Este paso es particularmente efectivo cuando se capacita al nuevo personal de nómina.
Incluya el proceso de informes y manejo de cheques en el folleto de procesamiento de nómina. Después de que se imprimen los cheques de pago o se haya producido la transmisión del archivo de depósito directo al banco, el proceso de nómina aún no está completo. Documente estos pasos, como imprimir y archivar registros de nómina e informes de impuestos, y los nombres de las personas a quienes le entregará los cheques de pago / talones. A medida que la información cambia con el tiempo, actualice el folleto y asegúrese de que todos los miembros del departamento de nómina tengan una copia.
Asegúrese de que cada miembro del personal de nómina entiende su función. Documentar y entregarles una copia de sus tareas laborales específicas para garantizar que durante el procesamiento de la nómina estén conscientes de sus responsabilidades.
