Un invento que juega un papel importante en las operaciones comerciales es el procesador de textos. Inicialmente lanzado en la década de 1800 en forma de máquina de escribir, el software de procesamiento de textos basado en computadora de hoy en día hace el trabajo del gabinete de archivos, la máquina de escribir y la pluma de tinta combinados. Junto con la gran cantidad de capacidades, la facilidad de uso y la asequibilidad hacen que sea una inversión empresarial sensata.
Hace que sea más fácil crear plantillas
En un entorno de oficina, los documentos más utilizados suelen ser personalizados para adaptarse a los escenarios individuales. Esto se hace normalmente mediante la creación de plantillas con software de procesamiento de textos como MS Word o Pages.
Una plantilla es un documento creado como punto de partida para futuros documentos. Junto con la flexibilidad de agregar y eliminar datos, las plantillas ofrecen a los usuarios la capacidad de editar e imprimir varias copias de cartas comerciales importantes, todas con información clave diferente.
Hace que sea más fácil guardar y proteger documentos
La función "guardar" o "guardar como" ofrecida por los documentos de procesamiento de textos permite a los usuarios dar a los documentos nombres memorables dentro de la misma ubicación de archivo o en diferentes ubicaciones de archivo. Cuando los documentos se guardan en una computadora segura, la información del cliente está protegida y es fácil de recuperar en cualquier momento.
La función de protección de contraseña disponible en documentos abiertos evita cambios no autorizados a documentos importantes. Esto puede resultar útil si varias personas confían en la información contenida en estos documentos para realizar su trabajo (por ejemplo, los procesadores de reclamaciones de seguros médicos que pagan reclamaciones de acuerdo con los acuerdos contractuales con médicos).
Ahorra tiempo y el medio ambiente
Cuando las funciones del software de procesamiento de textos se utilizan junto con buenas habilidades de organización, esto ahorra tiempo a los usuarios. En lugar de dedicar tiempo a ordenar y buscar documentos mal archivados o mal colocados, el uso de la función de búsqueda de la computadora facilita la búsqueda de archivos.
Además, el procesamiento de textos beneficia al entorno al reducir la cantidad de papeleo necesario para realizar las tareas diarias (por ejemplo, archivar, enviar cartas, enviar agendas de reuniones). Al enviar documentos a través de un correo electrónico seguro, el costo del envío y el desperdicio de papel se reducen significativamente.
