El procesamiento de la nómina es una tarea multidimensional que un empleador debe realizar. El empleador debe cumplir con los estándares de salarios y horas del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos y con las regulaciones impositivas sobre la nómina del Servicio de Impuestos Internos. Además, debe cumplir con los requisitos estatales de nómina. Tener una lista de verificación de procesamiento de nómina ayuda a garantizar el cumplimiento.
Procesamiento de salarios
La lista de verificación debe incluir las tareas de procesamiento de salarios para cada período de pago. Esto incluye todos los pasos necesarios para procesar los salarios de principio a fin. Si hay múltiples períodos de pago, como quincenales y quincenales, prepare listas de verificación separadas para cada ciclo de pago para evitar confusiones. Por ejemplo, si a todos los trabajadores por hora se les paga dos veces por semana y a todos los empleados asalariados se les paga una quincena, se necesitarían listas de verificación separadas ya que ambos grupos de pagos se procesan de manera diferente.
La lista de verificación de procesamiento de salarios puede incluir pasos para confirmar los envíos de tarjetas de tiempo, el cálculo de la tarjeta de tiempo y la introducción de las horas de nómina en el sistema. Debe incluir un paso para asegurar que los trabajadores asalariados reciban su pago regular por el período de pago. Además, debe incluir realizar cambios en los datos de nómina de los empleados, como cambios de dirección y deducciones, ajustes de pago, como aumentos de pago y anulación de cheques, y procesamiento de nuevas contrataciones y despidos. También puede incluir el procesamiento de pago suplementario, como horas extras, indemnizaciones por despido, bonificaciones y comisiones.
Procesamiento de deducciones
Las deducciones de nómina incluyen deducciones legales / involuntarias. Esto último significa que la deducción es legalmente vinculante. Las deducciones legales incluyen el impuesto federal sobre la renta, el impuesto de la Seguridad Social y el impuesto de Medicare, y en la mayoría de los casos, el impuesto estatal sobre la renta. El empleador es responsable de retener estos impuestos de los cheques de pago de los empleados. Además, es responsable de su porción de impuestos de nómina. La lista de verificación debe incluir las deducciones legales requeridas. Las deducciones legales también incluyen embargos de salarios y órdenes de retención de manutención infantil. Inclúyalos en la lista de verificación, si corresponde.
Las deducciones voluntarias son aquellas que ofrece la compañía, tales como beneficios de jubilación y salud, seguros de vida e incapacidad, contribuciones caritativas, tarifas de estacionamiento, cuotas sindicales y reembolso de préstamos. La lista de verificación no tiene que incluir cada tipo de deducción voluntaria, pero debe incluir la verificación de las deducciones voluntarias. Una vez que el representante de nómina se familiariza con la nómina, es fácil saber qué deducciones afectan a qué empleados.
Generación de pago
La lista de verificación debe tener pasos para imprimir cheques de pago y talones de pago y generar el archivo de depósito directo. Incluya un paso para imprimir un informe de preprocesamiento, que le permite al representante de la nómina verificar dos veces, y si es necesario, ajustar, la nómina antes de imprimir cheques de pago y antes de generar el archivo de depósito directo. Además, si los cheques de pago deben enviarse a una persona específica después del procesamiento de la nómina, indíquelo en la lista de verificación.
Postprocesamiento
Una vez que se procesa la nómina, se deben archivar los datos relevantes para garantizar el cumplimiento de los registros. La lista de verificación debe indicar los diferentes informes de nómina que deben presentarse. Además, debe incluir los informes necesarios para los departamentos relacionados, como contabilidad o finanzas y recursos humanos. Si se requiere una mayor interacción con estos u otros departamentos, inclúyalos en la lista de verificación. Por ejemplo, si una compañía fiscal externa se encarga de los asuntos fiscales de la nómina, la lista de verificación debe incluir cómo enviar los archivos de impuestos de nómina a la compañía tributaria.
