Un sistema de inventario perpetuo es un conjunto de procesos contables que ayudan a una compañía a reportar datos de inventario financiero. Muchas empresas utilizan este sistema, especialmente aquellas que utilizan un sistema de contabilidad de costos de pedidos de trabajo o que venden muchos tipos diferentes de inventario. Las empresas deben equilibrar las ventajas y desventajas de un sistema perpetuo antes de implementarlo.
Informes precisos
Las empresas a menudo experimentan informes financieros más precisos con un sistema de inventario perpetuo. Los contadores actualizan el libro mayor general después de cada transacción de inventario. Esto da como resultado una cuenta del libro mayor que refleja fielmente el inventario físico real disponible. Los propietarios y gerentes pueden tomar decisiones de calidad basadas en la precisión de los valores de inventario de informes. Múltiples tipos de inventario también se benefician de este método, ya que los contadores realizan un seguimiento preciso de cada uno a través del libro mayor.
Gestión electrónica
Los sistemas de inventario perpetuo a menudo utilizan métodos electrónicos para registrar transacciones. Un ejemplo es el sistema de código de barras que utiliza un minorista de ropa cuando vende productos. Cada escaneo registra datos que actualizan el valor de inventario de la compañía. Los contadores utilizan esta información para equilibrar el libro mayor. Las empresas también usan los datos para ordenar bienes utilizando un sistema justo a tiempo. Los pedidos electrónicos ayudan a evitar agotamientos y pérdidas de ventas.
Costo
Muchos sistemas de inventario perpetuo son caros. El costo de estos sistemas es doble. La tecnología necesaria para hacer que el sistema funcione puede ser un gasto de capital importante. Actualizar el sistema para nuevos cambios en la tecnología también es costoso. Entrenar a los empleados para que usen adecuadamente el sistema es otro gasto. En el aspecto administrativo, las empresas deben encontrar contadores que puedan trabajar en el sistema y administrar los cambios frecuentes en el libro mayor.
Proceso
Los sistemas de inventario perpetuo a menudo requieren mucho tiempo. Las actualizaciones electrónicas del libro mayor general de una empresa pueden resultar en la necesidad de conciliar las cuentas. Los contadores a menudo pasan muchas horas cada semana o mes para reconciliar el inventario. Los errores persistentes también pueden causar más complicaciones. Los contadores deben corregir los errores y equilibrar la cuenta de inventario antes de cerrar los libros de la empresa. Informar sobre cifras de inventario inexactas puede desencadenar una auditoría, lo que puede generar problemas potenciales para la empresa.
