La lista de verificación de control interno para los firmantes de cheques varía entre organizaciones. Cada compañía debe determinar un plan sólido para la gestión de riesgos con el fin de eliminar el potencial de deshonestidad y prevenir el fraude. Para algunas entidades, el proceso comienza con pedidos de cheques y va desde el almacenamiento de cheques hasta el requisito de dos signatarios o la aprobación especial para cheques que exceden una cantidad específica. Revise periódicamente las reglas para asegurarse de que abarquen las mejores prácticas.
Política escrita
Ponga por escrito políticas o controles internos que expliquen los controles de la organización de los cheques desde el pedido y la recepción hasta la firma real. Diseñe herramientas que consisten en documentos y registros para registrar todas las transacciones y eventos de escritura de cheques. Asegúrese de que la instalación tenga un almacenamiento adecuado y que los programas de computadora tengan la seguridad de autorización adecuada.
Cheque en blanco
Muchas organizaciones tienen individuos o custodios que tienen la responsabilidad de mantener la hoja de control para el inventario de cheques en blanco. El proceso puede implicar los siguientes pasos: registrar la fecha de entrega de los cheques en blanco e indicar la secuencia de los cheques recibidos. Ingrese los números de cheque faltantes en la hoja de control. La persona que recibe el lote de cheques en blanco debe fechar y firmar para cada envío. Además, registre la fecha y la secuencia de los cheques no utilizados devueltos al almacenamiento. Verificar el último cheque emitido; Esto asegura mantener la secuencia de verificación intacta.
Cheques y Saldos Independientes
Los cheques y saldos independientes constituyen la mejor práctica cuando se trata de controles internos para los firmantes de cheques. Esto incluye garantizar que los montos de los cheques, la conciliación tenga los montos correctos, incluidos los cheques administrativos, la comparación de los activos con la responsabilidad registrada, los controles computarizados. Además, revise la administración de los informes contables, tales como los informes de balance de senderos antiguos y otros informes automatizados.
Revisiones Administrativas
A veces puede no ser práctico para una organización dividir tareas; en este caso, el administrador debe realizar revisiones de rutina para garantizar la integridad del proceso de escritura de cheques. Solo firme los cheques con la documentación apropiada y asegúrese de que la persona que firma los cheques envíe los cheques desde la oficina. Cuando sea posible, no devuelva los cheques a la persona que mantiene los desembolsos en efectivo y los registros de cuentas por pagar. Como cuestión de política, no haga cheques a nombre de "Efectivo".
Cuentas separadas
Establezca un mínimo de dos cuentas bancarias separadas para su empresa. Deposite todos los fondos y recibos en la primera cuenta. Transfiera fondos suficientes a la segunda cuenta para cubrir los cheques que escriba. Un miembro de la junta u otra persona designada debe tener la autorización para transferir fondos a la cuenta. Además, cree una cuenta separada para la nómina; De nuevo, transfiera solo la cantidad necesaria para cumplir con la nómina.
Firmas
Algunas juntas pueden requerir dos firmas en los cheques. Sin embargo, obtener dos firmas puede ser engorroso y requerir que los cheques en blanco se firmen con anticipación. Si la política no funciona para su organización, cambie la política a un requisito de un signatario hasta un monto específico en dólares. Además, configure un depósito directo para los empleados y utilice un servicio de nómina de terceros.
