Los firmantes de cheques, o los firmantes de cheques, son personas autorizadas para firmar cheques para empresas, compañías y corporaciones. Son responsables de garantizar que los cheques presentados para la firma sean legítimos y se preparen de acuerdo con los procedimientos contables de sus organizaciones. Dependiendo de la estructura de sus organizaciones, los firmantes de los cheques pueden ser dueños de negocios, supervisores contables o funcionarios corporativos. Aunque las compañías grandes pueden preparar cheques con firmas impresas, los cheques por montos mayores a un monto específico pueden requerir una firma "en vivo" o firmas múltiples.
Firma de cheques: poner su nombre en la línea
Los firmantes de los cheques son responsables de verificar que cada cheque que firmen esté debidamente preparado y represente un gasto comercial legítimo. Los firmantes pueden ser considerados responsables o sujetos a una investigación criminal por firmar cheques girados de manera fraudulenta o ilegal. Cuando firme cheques de negocios, considere cada cheque que firme como si fuera suyo. Haga preguntas si le preocupa algún cheque que le pidan que firme. Siga los procedimientos de su organización para reportar sospechas de fraude con cheques.
Cheques de negocios 101
Las organizaciones comerciales pueden usar una cuenta operativa o usar varias cuentas para diferentes tipos de gastos. Los firmantes de cheques de una empresa que utilizan varias cuentas son responsables de saber qué cuentas se utilizan para pagar gastos específicos. Los ejemplos de cuentas incluyen una cuenta general para gastos generales de operación, cuentas de nómina, cuentas de depósito para los fondos de los clientes y cuentas utilizadas para marketing y publicidad. Aunque es posible que se requiera que un supervisor de contabilidad verifique que se usan las cuentas correctas, firmar cheques comerciales representa su aprobación de cada cheque firmado.
Verificación de beneficiarios de cheques y cantidades
No firme cheques en blanco; Si se pierden o son robados, usted podría ser considerado responsable. Revise cada cheque que está firmando para verificar el beneficiario y la cantidad que se está pagando. Si no está familiarizado con un beneficiario, solicite la documentación para realizar una copia de seguridad del pago. Los pagos a los proveedores deben ir acompañados de las facturas originales. Haga coincidir la cantidad escrita con la cantidad numérica que se muestra en cada cheque. Verifique que la cantidad de cada cheque caiga dentro de su autoridad de firma.
Prevención de fraudes y problemas contables
Los firmantes de verificación deben conocer y seguir los procedimientos contables de la empresa. Son responsables de marcar los cheques emitidos incorrectamente. Haga preguntas si no está satisfecho con algún aspecto de un cheque presentado para su firma. No se arriesgue a firmar un cheque que luego puede ser cuestionado o que se emita de manera fraudulenta. Consulte con colegas y / o superiores según corresponda cuando se presenten cheques sospechosos para su firma. Mantener un registro de los cheques firmados y anotar cualquier problema con los cheques presentados para la firma y las acciones posteriores tomadas puede ayudar a que usted no se involucre en una actividad criminal presunta.
