Los voluntarios son la sangre vital de una organización sin fines de lucro. Muchas organizaciones sin fines de lucro no tienen suficiente personal para dirigir una organización de manera efectiva, por lo que los voluntarios llenan el vacío. Las organizaciones que desarrollan y destacan políticas y procedimientos para su programa de voluntarios y que definen las funciones y responsabilidades de los voluntarios obtienen los beneficios que acompañan a un programa de voluntarios de primera clase.
Escribe una introducción. Incluya el nombre de la agencia, la declaración de la misión y los valores fundamentales, una lista de los miembros del personal y una lista de los miembros de la junta. Los voluntarios no solo ayudan con los proyectos, sino que también son embajadores de su organización. Tienen que saber cómo funciona la agencia y las personas que representan a la agencia en una capacidad administrativa. También incluya información sobre a quién sirve la agencia, qué hace para ayudar y los programas que apoya.
Presente a la agencia a los voluntarios en el primer párrafo del manual y déles la bienvenida. Aunque los voluntarios no son personal remunerado, deben ser tratados con respeto desde el primer día. Asegúrese de reconocer su valor como central para la misión de la organización. Escriba dos oraciones breves para agradecer de antemano a los voluntarios por su servicio a la agencia y para hacerles saber cuán centrales son para la misión.
Cree el manual en un formato de 8 1/2-pulgada por 11 pulgadas, o preferiblemente de 6 pulgadas por 9 pulgadas, de modo que sea fácil de transportar y los voluntarios puedan tenerlo a mano como referencia. El manual también se puede colocar en una carpeta de tres anillos para que las actualizaciones se puedan agregar fácilmente. Configure políticas y procedimientos paso a paso utilizando un lenguaje simple y claro. No uses $ 10 palabras para hacer puntos. Los voluntarios provienen de todos los antecedentes educativos, y el lenguaje de su manual debe estar en un nivel educativo que todos puedan entender.
Crear descripciones de puestos para los puestos de voluntariado. Describa los roles y responsabilidades para que los voluntarios puedan elegir la posición que mejor se adapte a sus intereses. Las descripciones de trabajo ayudarán a su agencia a hacer coincidir los voluntarios con una oportunidad de voluntariado apropiada. Las personas se ofrecen voluntariamente por diferentes razones, y tienen diferentes habilidades. Una buena descripción del trabajo permitirá a los voluntarios elegir la oportunidad adecuada para ellos y para su organización. Agregue copias de muestra de las hojas de inicio de sesión, formularios de registro, etc. Las agencias tienen un seguimiento de la base de datos para las horas de trabajo voluntario: las hojas de horarios ayudan a facilitar el seguimiento de las horas.
Describa los tipos de entrenamiento inicial y adicional disponible para el voluntario. Haga una lista de las fechas de orientación y cómo pueden actualizar sus habilidades o aprender otras nuevas. Desarrollar un calendario de fechas para la formación y orientación. Informe a los voluntarios si necesitan firmar una declaración de confidencialidad. Si lo hacen, revise la declaración con ellos, responda cualquier pregunta y explique el motivo de la declaración. Durante las orientaciones de los voluntarios, revise el manual de voluntarios con cuidado y deje tiempo para que los voluntarios hagan preguntas. (Siempre es bueno tener refrigerios simples en las orientaciones de los voluntarios).
Describa el proceso de selección de voluntarios. Hágales saber si necesitan una verificación de antecedentes, si el puesto de voluntario que eligen tiene licencias especiales, riesgos, autorizaciones médicas, pruebas de TB, insignias, etc. Si esperan conducir para la agencia, explique qué tipo de seguro deben tener para hacerlo, o cualquier otro seguro adicional que necesitarían para trabajar como voluntario en su agencia.Explique cualquier problema de responsabilidad y tenga exenciones para firmar si tiene puestos voluntarios de alto riesgo. Los voluntarios deben conocer los riesgos de ciertas oportunidades de voluntariado. Asegúrese de incluir los formularios de exención y, durante la orientación, explique las razones y dé a los voluntarios la opción de firmar estos formularios. Este proceso protegerá a la agencia en caso de accidente.
Explique cómo los voluntarios califican para los premios. Si la agencia tiene un programa de reconocimiento, describa cuándo se lleva a cabo, cómo reconoce la agencia a los voluntarios, si se trata de un evento de gala, almuerzo o ceremonia de premios especial, y el código de vestimenta del evento. Si el evento de reconocimiento de voluntarios es una ocasión especial para los voluntarios, descríbalos para que comprendan que el personal de la agencia se convierte en "los voluntarios" para este evento, y los voluntarios se convierten en los invitados.
