Muchas organizaciones tienen problemas, y para escribir una nota sobre cómo resolver un problema, debe seguir pasos específicos.. Antes de que pueda escribir una nota, necesita toda la información relacionada con el problema, así como las personas involucradas. A veces resolver un problema es una cuestión de mejorar la comunicación.
Determinar o definir el problema es. Su nota debe comenzar con una declaración de problema. Este es un resumen rápido de cuál es el problema. Asegúrese de poner esta información en los términos más simples posibles para que todos los involucrados comprendan el problema.
Averigüe las posibles causas del problema. Su plan de acción puede estar orientado a eliminar las causas.
Escriba quién y qué se ve afectado por el problema. Liste todas las personas y departamentos afectados y explique cómo. Por ejemplo, un sistema informático inadecuado afectará al departamento de servicio al cliente porque no podrá recibir llamadas tan rápido. Esto puede reducir la rentabilidad de una empresa porque un mal servicio al cliente puede causar una pérdida de cuota de mercado.
Haga una lista de las posibles soluciones al problema. Una solución podría ser una actualización completa del sistema informático. Otra solución posible es contratar más representantes de servicio al cliente para manejar el exceso de llamadas debido a un sistema deficiente. Escriba todas las soluciones al problema que pueda encontrar.
Recomendar la mejor solución posible. Explica por qué el método que elegiste es el mejor. Determine quién ayudará a implementarlo. Su recomendación debe incluir los costos en que se incurrirá. Asegúrese de que la solución tenga una hora de inicio y una hora de finalización. Esquema de los individuos o departamentos que participarán en la solución.
