Si bien el empleado puede estar ansioso por que le cambien el cheque de su sueldo rápidamente, el departamento de nóminas debe equilibrar la ansiedad del empleado con la necesidad de la compañía de asegurarse de que la reemisión sea manejada adecuadamente. Debe ser comprensivo con el empleado y al mismo tiempo asegurarse de que el cheque original aún no se haya cobrado.
Busque los detalles del cheque perdido en su sistema de nómina. Además del nombre del beneficiario, debe conocer la fecha, el número y el monto del cheque.
Póngase en contacto con su banco para verificar que el cheque no se haya cobrado.
Solicite que su banco emita una suspensión de pago en el cheque. Las solicitudes de suspensión de pago generalmente no se hacen efectivas hasta 24 horas después de su colocación, pero las reglas pueden variar según la institución financiera. Por lo tanto, es una buena política esperar al menos 24 horas antes de reemplazar el cheque para garantizar que la suspensión de pago se realice correctamente.
Espere 24 horas y verifique que la suspensión de pago se realizó correctamente. Si tuvo éxito, continúe con el siguiente paso.
Emitir un cheque de reemplazo para el empleado. Debe completar este proceso a través de su sistema de nómina para que el cheque de reemplazo se registre e incluya en el Formulario W-2 del empleado. El cheque de reemplazo debe tener las mismas ganancias, impuestos, deducciones y pago neto que el cheque original. Si no puede crear el cheque de reemplazo directamente en su sistema de nómina, asegúrese de ingresar los detalles del cheque en el sistema.
Obtenga las firmas requeridas en el cheque de reemplazo. Asegúrese de incluir la documentación de respaldo de la persona que firma el cheque para revisar.
Anule el cheque original en su sistema de nómina. Este paso es fundamental para garantizar que los salarios e impuestos no se cuenten dos veces en el Formulario W-2 del empleado, Declaración anual de salarios e impuestos, y para eliminar el cheque de su lista de verificación pendiente.
Entregar el cheque de reemplazo al empleado.
Consejos
-
Solicite al empleado que firme una declaración jurada que indique que su cheque de pago se perdió y que acepta que si encuentra el cheque no intentará cobrarlo. Si tiene la capacidad de ofrecer tarjetas de débito de depósito directo o nómina a sus empleados, fomente su participación como una forma de reducir la cantidad de problemas de cheques perdidos con los que tiene que lidiar. Póngase en contacto con su banco para determinar su política de suspensión de pagos. Si la suspensión de pago no tuvo éxito, notifique al empleado y solicite una copia del cheque cancelado para determinar quién lo cobró. Lo que haga a continuación dependerá de los hechos y circunstancias que rodean la forma en que se cobró el cheque.
Advertencia
Algunos servicios de cambio de cheques cobrarán un cheque que tiene una suspensión de pago. Dependiendo de la ley estatal, aún puede ser responsable del pago de ese cheque al servicio de cambio de cheques.
