Una barbacoa es una excelente manera de recaudar fondos para apoyar a una organización o causa benéfica al tiempo que brinda una oportunidad para que las personas participen en una actividad económica y amigable para la familia. Dependiendo de la cantidad de tiempo que tenga y la cantidad de personas a las que desee asistir, es posible que necesite una red de apoyo más amplia de voluntarios y proveedores locales que ofrezcan donaciones en especie. Comience a planificar el evento con un par de meses de anticipación para tener suficiente tiempo para coordinar los alimentos y la logística.
Delegar diferentes tareas
Considere las diferentes prioridades para la barbacoa y encuentre a alguien que asuma la responsabilidad de cada tarea. Es posible que desee que alguien se encargue de las decoraciones, asuma la responsabilidad de promover el evento, realice la venta de boletos o supervise la compra y la preparación de alimentos y bebidas. Algunos de esos voluntarios pueden necesitar más ayuda, así que prepárese para reclutar más voluntarios para servir a cada comité específico.
Establecer un objetivo de recaudación de fondos
Antes de comenzar a organizar la barbacoa, decida cuánto dinero necesita recaudar. Entonces puedes trabajar hacia atrás desde allí. Por ejemplo, si decide que necesita recaudar $ 1,000, calcule cuántos boletos representa. Trabajar hacia atrás desde su objetivo lo ayuda a determinar qué tan ampliamente necesita promover el evento y cuánto debería cobrar por cada plato de comida.
Encuentra patrocinadores y donantes
Investigue a posibles donantes y patrocinadores para que pueda demostrar con firmeza cómo se alinea su organización con sus valores. Llame con anticipación para hablar con el gerente y dígale que le gustaría venir a verla para contarle sobre su organización. Cuéntele brevemente sobre su causa y dígale que le gustaría encontrar formas de trabajar juntos. Ella puede donar suministros a sí misma. Si está buscando patrocinio corporativo, solicite una cantidad específica. Presente a las empresas locales un paquete de patrocinio que incluya el nombre de sus negocios en materiales publicitarios y promocionales. Cuando solicite donaciones en tiendas de abarrotes y carnicerías, intente mantenerse local. Las tiendas de barrio a menudo quieren apoyar eventos de la comunidad. Comience con negocios locales independientes e infórmeles sobre su organización y su meta para hacer de este evento una gran celebración comunitaria. También intente acercarse a las panaderías locales, distribuidores de carne al por mayor y cafeterías. Oferta para promover negocios a cambio de bienes y servicios. Por ejemplo, si una compañía local de papas fritas dona bolsas de papas para la recaudación de fondos, haga pequeños carteles en la mesa de papas fritas que expresen gratitud por el apoyo de esa compañía.
Elija una buena ubicación
Encuentra un buen lugar con un montón de aparcamiento. Es probable que desee un lugar al aire libre con espacio para suficientes mesas, a una distancia suficiente de donde se instalarán los fumadores y las parrillas. Considere un lugar con baños accesibles y espacio para organizar el evento. Un parque público bien equipado es una buena opción. Ya sea que elija servir la comida en interiores o al aire libre, elija un lugar que se sienta informal, ya que una barbacoa rara vez es un evento formal. Si está organizando la barbacoa en el interior o eligiendo un lugar de contingencia para un día lluvioso, elija un lugar con fácil acceso a un área de cocina al aire libre. La recaudación de fondos puede llevarse a cabo en un salón de la iglesia, centro comunitario, sede del club social local o gimnasio de la escuela.
Promover el evento ampliamente
Además de folletos y carteles, promocione la barbacoa en los periódicos locales y en los blogs centrados en la comunidad. Escriba un comunicado de prensa que describa su causa caritativa y los tipos de alimentos que tendrá en la barbacoa. Indique claramente los precios de los boletos, la hora y la ubicación. Incluya una fecha de lluvia si es aplicable. Escriba los nombres de sus patrocinadores al final del comunicado de prensa. También incluye un método para que las personas donen directamente a la organización.
Alquilar una parrilla
Los alquileres de equipos como parrillas y fumadores a menudo tienen un precio con tarifas diarias y semanales. Las compañías de alquiler de artículos para fiestas a menudo llevan parrillas, y algunas áreas tienen empresas especializadas de alquiler de parrillas y ahumadores. Si decide contratar servicios de catering para barbacoas, ellos tendrán sus propias parrillas y suministros. Alternativamente, puede reclutar maestros voluntarios de la parrilla que estén dispuestos a traer su propio equipo.
Los alimentos
Pida la carne con anticipación a un carnicero, supermercado o mayorista especializado. Reserve su pedido al menos una semana antes del evento. Si está cocinando pollo a la barbacoa para la recaudación de fondos, espere aproximadamente una hora y media para cocinar. Los pollos se pueden dividir por la mitad, y una gran recaudación de fondos para barbacoas podría tener como objetivo vender al menos 300 mitades. Comience a cocinar antes de la hora oficial de inicio para que la comida esté lista cuando la gente comience a llegar. Se pueden preparar con anticipación platos como frijoles, pan de maíz, ensalada de col y macarrones. Cada miembro del comité de alimentos y bebidas puede asumir la responsabilidad de uno o dos platos de acompañamiento y prepararlos en casa o comprarlos en las cantidades necesarias. El maíz en la mazorca es otro acompañamiento clásico. Las mazorcas de maíz deben cocinarse a la parrilla el día de la fiesta.
