Los sistemas de clasificación y clasificación se dividen en tres tipos principales: alfabético, numérico y alfanumérico. Cada uno de estos tipos de sistemas de archivo tiene ventajas y desventajas, según la información que se archiva y clasifica. Además, puede separar cada tipo de sistema de archivo en subgrupos. Un sistema de clasificación de archivos efectivo utiliza el tipo de sistema más lógico, práctico y flexible para la información involucrada.
Sistemas de archivo tópico alfabético
Los sistemas tópicos alfabéticos clasifican la información según el tema y luego archivan las etiquetas de los temas en orden alfabético. Los temas relacionados no se mantienen juntos en este sistema. Por lo general, este tipo de sistema es mejor cuando se trata de pequeñas cantidades de información. Este tipo de sistema de clasificación y clasificación se conoce a veces como sistema de "diccionario". Cuando se están archivando nombres personales, los apellidos se utilizan como el clasificador principal, y los nombres solo se usan en el caso de apellidos idénticos.
Enciclopedia alfabética sistemas de archivo
En un sistema de clasificación y clasificación de "enciclopedias", la información se desglosa primero por categoría general, y las subcategorías se colocan en orden alfabético. Este tipo de sistema de archivo es particularmente útil para manejar grandes cantidades de información porque los usuarios del sistema no tienen que tener en mente el nombre de un archivo en particular para encontrarlo. En su lugar, pueden comenzar buscando la categoría general y buscar dentro de ella para encontrar el archivo específico que necesitan.
Sistemas de archivo geográfico alfabético
Un subconjunto del sistema de clasificación y archivo de la enciclopedia es el sistema de archivo geográfico alfabético. En un sistema geográfico, las categorías principales se desglosan por ubicaciones. Puede usar cualquier tamaño o tipo de ubicación, desde países hasta ciudades y oficinas de campo. Los usuarios de este tipo de sistema comienzan seleccionando el área geográfica relevante para su búsqueda, luego buscan alfabéticamente dentro de ese tema para encontrar la información específica que buscan.
Sistemas de archivo numérico recto
Los sistemas de clasificación y archivo numérico directo son muy fáciles de usar, ya que generalmente comienzan en el número uno y etiquetan cada archivo con el número siguiente. Sin embargo, el uso de este tipo de sistema es limitado, ya que a menudo requiere un índice para ayudar a los usuarios a encontrar los archivos que buscan, y los archivos de alta actividad pueden congestionarse en la misma área numérica.
Sistemas de archivo numérico dúplex
En los sistemas de archivo numérico dúplex, los archivos reciben etiquetas numéricas con varios conjuntos de números involucrados. Este tipo de sistema de archivo puede manejar grandes cantidades de datos. Los diferentes conjuntos de números pueden corresponder a categorías y subcategorías principales, en paralelo al sistema de enciclopedia de clasificación y archivo. Un inconveniente de este sistema es que se requiere un índice para comprender a qué se refiere cada agrupación de números. Un tipo muy familiar de sistema numérico dúplex es el sistema decimal de Dewey, que la mayoría de las bibliotecas utilizan para catalogar sus colecciones.
Sistemas de archivo cronológico
Otra subcategoría de los sistemas de archivo numérico son los sistemas cronológicos, en los cuales los archivos están ordenados por fecha. Normalmente, los archivos se agrupan primero por año, luego por mes y luego por día. Los archivos de correspondencia, como las listas de correo electrónico, normalmente se organizan de esta manera, con los datos más recientes en primer lugar.
Sistemas de archivo alfanumérico
En los sistemas de archivo alfanuméricos, la información se clasifica por categoría en un sistema enciclopédico, pero utilizando letras y números para denotar categorías. El uso de letras y números permite un campo de categorías mucho mayor que el uso de números solo. Por lo tanto, el sistema de clasificación y clasificación de la Biblioteca del Congreso, que es alfanumérico, permite una mayor variedad de categorías que el sistema decimal de Dewey, que está limitado a diez categorías principales.
