En términos contables, la palabra "contabilizar" significa registrar una transacción o ajuste en las cuentas correctas, asignando un débito a una cuenta y un crédito de compensación a otra. La publicación puede ser una tarea manual, hecha solo en papel. Sin embargo, en el mundo de los negocios de hoy en día, la mayor parte de la contabilidad se realiza en las computadoras. En este caso, "publicar" significa ingresar la transacción en un programa de software y luego guardar la transacción para que se actualicen las cuentas correspondientes.
Artículos que necesitarás
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Comprensión fundamental de los principios contables de doble entrada.
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Conocimiento práctico del software contable.
Contabilización básica en contabilidad.
Reúna todos los documentos que pertenezcan a las transacciones que deben publicarse. Por lo general, estas son facturas de sus proveedores que se publicarán en Cuentas por pagar, sus facturas a sus clientes que se publicarán en Cuentas por cobrar o, en ocasiones, ajustes del Libro mayor.
Determine las cuentas que se debitarán y acreditarán cuando publique. Por ejemplo, para publicar una deuda pendiente con otra parte, como una factura de su proveedor, se cargará una cuenta de gastos o una cuenta de activos y se acreditará una cuenta de pasivo. Ejemplo: La publicación de una factura que debe a Acme Electricity por $ 10.00 resultará en la siguiente transacción: Gastos de servicios públicos (cuenta de gastos) 10.00 y Cuentas de débito por pagar (cuenta de pasivos) 10.00 Crédito
Si está publicando la transacción manualmente, el proceso de publicación implica simplemente escribir los números en las páginas de la cuenta y actualizar los saldos de las cuentas. Asegúrese de actualizar todas las cuentas asociadas.
Para publicaciones computarizadas, inicie sesión en su software e ingrese el módulo apropiado. Para nuestro ejemplo de publicación, el módulo probablemente se llamará Cuentas por pagar. De acuerdo con las instrucciones de su software, ingrese el número de cuenta o el nombre de la cuenta de gastos (Gastos de utilidades, para nuestro ejemplo) y el monto a pagar en los campos correspondientes.Su software también le pedirá una fecha de vencimiento del pago. También es posible que deba ingresar términos de descuento, si los hay. Estos se especificarán en la factura, si corresponde.
Antes de publicar, guarde sus datos e imprima un informe preliminar. Compare los datos que ha ingresado con los datos en la factura y verifique si hay errores. Haga correcciones a sus datos ingresados si es necesario.
Una vez que esté seguro de que todos sus datos se ingresaron correctamente, seleccione la opción en su programa de contabilidad para publicar los datos en las cuentas. Asegúrese de imprimir informes completos de los datos que ha publicado para sus registros. Ver los datos de su cuenta para asegurarse de que sus datos publicados correctamente.
Las transacciones a cuentas por cobrar se publican de manera similar. Las cuentas afectadas suelen ser una cuenta de ingresos (ingresos) y una cuenta de activos (ya sea cuentas por cobrar o efectivo). Ejemplo: Su factura por $ 200.00 por los servicios de plomería prestados a su cliente se publicaría de la siguiente manera: Cuentas por cobrar (cuenta del activo) $ 200.00 Débito e ingresos por servicios de plomería proporcionados (cuenta de ingresos) $ 200.00 de crédito
Consejos
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Al registrar varias transacciones, como una pila de facturas, por ejemplo, ejecute una cinta de máquina agregada que muestre el monto de cada factura con un total al final. Esto le ayudará a verificar sus datos en busca de errores antes de publicar.
Advertencia
Las transacciones publicadas directamente a través de su Libro mayor (también a veces llamado Diario general) no difieren mucho de las Cuentas por pagar o Cuentas por cobrar. Cuando ajuste las cuentas directamente, tenga mucho cuidado de cargar y acreditar en la dirección correcta. Un error común es cargar una cuenta que quiere acreditar y, a la inversa, acreditar de manera incorrecta la cuenta que pretende cargar. Este tipo de error de publicación no es difícil de arreglar, pero aún así es frustrante.
